Mitä korona opetti? 4 positiivista muutosta

Kevään koronakriisi mullisti monen organisaation tavan tehdä työtä. Alkushokin jälkeen SD Worxin tiimit huomasivat nämä neljä positiivista muutosta.

Kun koronavirusepidemia valtasi Suomen ja kaikki siihen kykenevät siirtyivät etätöihin, oli tiimeillä valtavasti opittavaa. Samaan aikaan tutustuttiin etätyökaluihin, rakennettiin kotiin toimistotilaa ja opeteltiin pitämään yhteyttä tiimikavereihin sähköisesti.

Alkuun muutos oli monelle stressaavaa. Nyt muutama kuukausi myöhemmin SD Worxin tiimit ovat huomanneet, että muutos on kantanut mukanaan myös paljon hyvää, työn tehostumisesta tiimien lähentymiseen.

Digi korvaa paperin kokonaan

Ulkoistetuissa palkkapalveluissa työskenteleville tiimeille muutos oli valtava. Kevät on palkanlaskennassa kiireistä aikaa, ja työt piti hoitaa uuden opettelun lomassa.

Ensimmäinen ratkaistava kysymys oli asiakkaiden tietoturva, sillä asiakkaiden luottamuksellisia tietoja ei voinut tulostaa kotitoimistolla. Ongelma kääntyi voitoksi, kun palkkahallinnon tiimit löysivät tavan tehdä työ täysin paperittomasti. Uusi paperiton prosessi siirtyy myös toimistolle ympäristöystävälliseksi uudeksi käytännöksi.

Kokonaan digitaaliset prosessit tukevat myös toimintavarmuutta tulevaisuudessa, ja ne on helppo ottaa käyttöön, jos koronan toinen aalto pakottaa osaajat jälleen täysipäiväisesti kotitoimistolle.

Etätiimi viestii paremmin

Myös työnjako ja tiimin jäsenten välinen viestintä herätti aluksi kysymysmerkkejä, kun kollegalle ei voinutkaan huikata kysymyksiä saman tien. Kuka auttaa kiperässä paikassa tai tuuraa sairauden sattuessa kohdalle, mietti moni.

Sähköiset viestintäkanavat tulivat nopeasti avuksi. Tiimiläiset huomasivatkin olevansa enemmän tekemisissä työkavereidensa kanssa pitkin päivää pikaviestien ja videopuheluiden kautta. Viikottaiset tiimipalaverit muuttuivat päivittäisiksi, ja virtuaalikahvitauoista tuli suosittu keino pysyä ajan tasalla työkavereiden kuulumisista. 

Digiloikka siirtyi myös tehtävienhallintaan, kun fyysiset työnjakotaulut joutuivat eläkkeelle sähköisten tehtäväsovellusten tieltä. 

Vaikka etätyö herätti alkuun vastustustakin, harva kaipaa enää toimistolle ainakaan kokopäiväisesti. Tulevaisuudessa yhä useampi tiimi tekee osittain työtä myös kotitoimistolta tai laiturinnokasta – eihän asiantuntemus välttämättä vaadi kiinteää työpistettä.

Palaverit tehostuvat

Videopalaverit tulivat nopeasti välttämättömiksi, mutta yllättäen ne huomattiinkin tavallisia tapaamisia tehokkaammiksi! Kun jokainen osallistuja keskittyy käsillä olevaan asiaan, eikä samalla näpyttele läppäriään tai kännykkäänsä, asiat hoituvat tehokkaammin, ja kaikki pääsevät siirtymään seuraaviin tehtäviin nopeasti.

Videopalaverit myös tasavertaistavat eri paikoissa työskenteleviä tiimejä. On helpompaa ja tasavertaisempaa osallistua Kirkkonummelta ja Kajaanista, kun kaikki ovat videoyhteyden päässä.

Prosessit tarkentuvat

Toisaalta spontaanien juttutuokioiden ja kyselymahdollisuuksien väheneminen pani monet tiimit miettimään työnkulkujaan ja työnjakoaan uudella tavalla. Moni tiimi alkoi määritellä tarkemmin, mitä vaiheita eri työtehtäviin sisältyy, kuka on mistäkin vaiheesta vastuussa ja miten ammattilaiset viestivät keskenään.

SD Worxin palkanlaskennassa määriteltiin työprosessit entistä tarkemmin, ja tuloksena oli yli satasivuinen opas, joka määrittää prosessin eri vaiheet alusta loppuun. Opas palvelee paitsi vanhoja konkareita myös uusia työntekijöitä heidän uransa alussa. 

Sähköiset työkalut ja tarkat prosessit helpottavat myös sijaisjärjestelyjä. Enää tuuraajaa ei kiiretilanteessa tai sairastuessa tarvitsekaan löytää välttämättä omasta tiimistä. Sähköisten prosessien ja tarkkojen ohjeiden avulla myös toisen tiimin osaaja voi tarvittaessa hypätä remmiin.

Niinpä monet tiimit huomaavatkin nyt toimistolle paluuta suunnitellessaan, että kevään mullistus on opettanut tehokkaampaa työntekoa ja tiivistänyt työyhteisöä. Näillä opeilla on hyvä tarttua toimeen lomien jälkeen!

Harkitsetko palkkapalveluiden ulkoistamista?

Lataa maksuton oppaamme, joka auttaa sinua huomioimaan tärkeitä ulkoistukseen liittyviä asioita ja valmistautumaan ulkoistusprosessiin – tai varaa maksuton konsultaatio, niin kerromme kuinka voimme auttaa organisaatiotanne varmistamaan HR- ja palkkapalveluiden jatkuvuuden, laadukkuuden ja tehokkuuden kaikkina aikoina.