Jokaisella organisaatiolla on omat lähtökohtansa, joihin HR-järjestelmän on mukauduttava. Kun HR-järjestelmä tukee perustoimintoja ja integroituu saumattomasti palkkapalveluun, se voi aidosti tehostaa toimintaa ja tuoda investoinnille vastinetta.
Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä henkilöstöön liittyvä tieto saattaa olla hajallaan verkkolevyillä, sähköposteissa ja erillisissä järjestelmissä. Tiedon sirpaleisuus on sekä hallinnollinen haaste että este sujuvalle arjelle ja pahimmillaan tietoturvariski.
Kun HR-järjestelmä otetaan käyttöön, sen toivotaan tuovan selkeyttä ja auttavan jalkauttamaan uusia prosesseja. Järjestelmän käyttöaste saattaa jäädä kuitenkin alhaiseksi, jos sen ominaisuudet eivät istu yrityksen arkeen.
”Usein HR-järjestelmän hankinnan yhteydessä organisaation osaamisprofiilit päivitetään kuntoon, mutta ilman jatkuvaa ylläpitoa niiden hyöty rapautuu. Toimiva henkilöstöhallinto rakentuu ennen kaikkea selkeiden prosessien ja linjakkaan henkilöstöpolitiikan varaan. HR-järjestelmä tukee tätä työtä”, sanoo SD Worxin asiantuntija Petteri Hannula.
Liian raskaan tai monimutkaisen HR-järjestelmän käyttö jää helposti pintapuoliseksi. Arvioiden mukaan yritykset hyödyntävät vain 40–60 prosenttia HR-järjestelmän ominaisuuksista, vaikka maksavat koko paketista.
”Kun ohjelmisto sisältää enemmän ominaisuuksia kuin yritys hyödyntää, jää suuri osa potentiaalista käyttämättä, vaikka järjestelmästä maksetaan täysi hinta”, Hannula sanoo.
Saumaton HR- ja palkkaratkaisu tehostaa arkea
Henkilöstöhallinnon kehittäminen aloitetaan perusasioista, kuten palkkahallinnosta, työsuhdetietojen hallinnasta ja selkeistä käytännöistä. Kun perusta kunnossa, HR-järjestelmä voi aidosti tukea henkilöstöhallintoa.
”HR-järjestelmäkenttää tutkiessa kannattaa ehdottomasti ottaa myös palkkajärjestelmä ja palkkapalvelu suurennuslasin alle, sillä palkanmaksu on tärkein yksittäinen HR-prosessi työntekijäkokemuksen, lakivelvoitteiden ja toiminnan jatkuvuuden kannalta”, Hannula sanoo.
HR-järjestelmän hankinnassa kannattaa tähdätä siihen, että jokainen ominaisuus ja palvelu tulee käyttöön. Hyvänä vaihtoehtona on kokonaispalvelu, jossa moderni HR-järjestelmä yhdistyy asiantuntevaan palkkapalveluun saumattomasti ja yrityksen tarpeisiin räätälöitynä.
Esimerkiksi SD Worxin Täydellinen Palkkapalvelu on suunniteltu etenkin pienten ja keskisuurten yritysten tarpeisiin. Aiemmin Suomessa Aditrona tunnetun SD Worxin Täydellisessä Palkkapalvelussa moderni ja helppokäyttöinen pilvipohjainen HR-järjestelmä Buddy on yhdistetty palkkapalveluun. Kun HR- ja palkkajärjestelmät ovat saman toimittajan tarjoamia, kokonaisuus toimii yhtenäisesti.
Täydellinen palkkapalvelu sisältää koko työsuhteen elinkaaren hallinnan. Palvelu voidaan ottaa käyttöön nopeasti ja vaivattomasti myös silloin, kun osa HR-prosesseista on vielä kehitysvaiheessa. Toisena lähestymistapana on valita modulaarinen ratkaisu, kuten SD Worx HR, joka kasvaa yrityksen prosessien mukana.
”HR-järjestelmän valinta on strateginen investointi. Kun perusasiat ovat kunnossa ja järjestelmä tukee niitä saumattomasti, arki tehostuu, virheet vähenevät ja investoinnin hyödyt konkretisoituvat”, tiivistää Hannula.
Teksti: Meri Böhm
