Tilitoimisto vai palkkapalvelu? Näin valitset oikean kumppanin pk-yrityksellesi

Palkanlaskenta ulkoistetaan pk-yrityksissä usein tilitoimistolle, koska talous- ja palkkahallinnon palvelut saa kätevästi samasta paikasta. Todellisuudessa palkanlaskennan niputtaminen osaksi ulkoistettua taloushallintoa ei aina ole tehokkain tai kestävin ratkaisu — etenkin, jos yritys kasvaa, kansainvälistyy tai haluaa tehostaa prosessejaan.

Palkkahallinto on tänä päivänä paljon enemmän kuin palkkojen laskemista. Se on tietoturvaa, työehtosopimusten tuntemusta, automatisoituja prosesseja, henkilöstödataa ja työntekijäkokemuksen rakentamista. Siksi yhä useampi pk-yritys valitsee kumppanikseen palkka- ja henkilöstöhallintoon erikoistuneen palvelun, ei tilitoimistoa.
 

 

1) Palkkahallinto vaatii syvää ja ajantasaista erityisosaamista

 

Palkkahallinto ja HR ovat erottamaton pari. 

Palkanlaskenta ei ole vain numeroita, vaan siihen kuuluu:
•    tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset
•    työsuhteen elinkaaren hallinta
•    työehtosopimukset
•    toimialakohtaiset erityispiirteet
•    työntekijäkokemus

Tilitoimistoissa palkanlaskenta on vain yksi osa taloushallinnon palvelukokonaisuutta eli laskutettava lisäpalvelu. Siksi osaaminen ei aina ole yhtä syvää tai ajantasaista kuin erikoistuneella palkkapalvelulla, jonka ydinosaamista palkanlaskenta ja HR ovat. 

Erikoistunut palkkapalvelu tarjoaa myös:
•    HR-konsultointia ja interim-palveluja
•    skaalautuvan HR-järjestelmän ja muita työkaluja, kuten verkkopalkat, mobiilit palkkalaskelmat ja muut mobiilityökalut 
•    automatisoidut palkka- ja HR-prosessit
•    integroidut järjestelmät
•    analytiikkaa päätöksenteon tueksi
•    viranomaisraportoinnin
•    ajankohtaista tietoa työlainsäädännöstä ja työehtosopimuksista

 

2) Tilitoimiston malli ei skaalaudu kasvun mukana

 

Tilitoimisto sopii yritykselle, jossa:
•    työntekijöitä on alle 10
•    palkkaprosessit ovat yksinkertaisia
•    työehtosopimuksia on vain yksi
•    talous ja palkat hoituvat kevyesti
•    erilaiset tietoturvaan ja laatuun liittyvät virheet ja riskit koetaan vähäisiksi, eikä niiden pelätä vahingoittavan työnantajakuvaa

Hieman kärjistäen tilitoimisto toimii yritykselle, jossa työntekijöiden tietojen hallinta hoituu helposti taulukossa, eikä manuaalisuutta koeta liian kuormittavaksi.

Kasvun, kansainvälistymisen tai monimutkaisempien palkkamallien myötä tilanne muuttuu ja tilitoimiston resurssit ja osaaminen tulevat vastaan.Tällöin manuaalisista palkka- ja HR-prosesseista syntyy helposti pullonkaula, joka hidastaa koko liiketoiminnan tehokkuutta.

Erikoistunut palkkapalvelu sopii yritykselle, jossa:
•    HR- ja palkkaprosessit vaativat työkaluja ja automatisointia
•    tietosuoja ja laatu ovat kriittisiä
•    työntekijäkokemus ja työnantajakuva merkitsevät
•    työehtosopimuksia on useita tai ne ovat monimutkaisia
•    yhden henkilön varassa oleva työ muodostaa riskin

 

3) Tilitoimistojen järjestelmät eivät vastaa modernin HR:n tarpeisiin

 

Nykypäivän palkka- ja HR-prosessit nojaavat moderneihin järjestelmiin. Tilitoimistot käyttävät usein kumppanien taloushallintoon erikoistuneita järjestelmiä, joiden ominaisuudet ovat rajallisia palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon tarpeisiin nähden.

Tilitoimistojen käyttämien taloushallintojärjestelmien heikkoudet:
•    Niitä ei ole kehitetty ensisijaisesti palkanlaskentaan.
•    Kattava työsuhteen elinkaaren hallinta puuttuu.
•    Eivät mahdollista palkka- ja HR-prosessien automatisointia tai integraatioita
•    Manuaalista työtä on paljon.
•    Eivät tarjoa dataa ja analytiikkaa henkilöstöjohtamisen tueksi
•    Kumppanimalli ei mahdollista teknistä kehitystä.

Siksi on suuri etu valita palkkapalvelukumppani, joka käyttää omia, moderneja palkka- ja henkilöstöhallintoon kehitettyjä järjestelmiään sekä tarjoaa niiden rinnalle muita HR-palveluja.

 

4) Virheettömyys ja ajantasaisuus vaikuttavat maineeseen ja työntekijäkokemukseen

 

Työlainsäädäntö ja työehtosopimukset muuttuvat jatkuvasti, minkä lisäksi harva yritys välttyy erilaisilta poikkeustilanteilta. Palkkapalvelun ytimessä on varmistaa, että asiakas toimii aina vaatimusten mukaisesti ja palkat ovat:
•    oikein
•    ajallaan
•    viranomaisille raportoituina tulorekisteriin, Verohallintoon ja ammattiliittoihin

Tämä on yrityksen maineen, työntekijäkokemuksen ja lakisääteisten velvoitteiden kannalta kriittistä.

 

5) Palkkapalvelu skaalautuu kansainvälistyvien yritysten tarpeisiin

 

Tilitoimistojen osaaminen tulee nopeasti vastaan, kun yritys laajenee Suomen ulkopuolelle. Monikansallinen palkkahallinto on vaativaa, ja sitä ei voi hoitaa kuka tahansa.

Kansainvälinen palkkapalvelukumppani tarjoaa:
•    yhden kumppanin useisiin maihin
•    yhtenäiset prosessit
•    kansainväliset järjestelmät
•    paikallisen lainsäädännön tuntemuksen
•    mahdollisuuden laajentaa ulkomaille EoR-palvelun avulla

 

6) Palkkapalvelu on sijoitus, ei pelkkä kuluerä

 

Kiinteähintainen palkkapalvelu voi tuntua tilitoimistoa kalliimmalta, mutta kokonaiskuva ratkaisee. 

Palkkapalvelu tuo säästöä, kun:
•    virheet vähenevät
•    sisäistä aikaa vapautuu
•    työntekijäkokemus paranee
•    prosessit automatisoituvat
•    manuaalinen työ vähenee
•    johtaminen perustuu dataan, ei arvailuun
•    laskutus on ennustettavaa

Tärkeämpää kuin ”halvin ratkaisu” on valita kestävä ratkaisu, joka tukee yritystäsi pitkällä aikavälillä. Kun yritys kasvaa, myös palkka- ja HR-prosessien on kasvettava mukana.

 

Valitse tilitoimisto, jos:
•    työntekijöitä on alle 10
•    palkat ovat yksinkertaisia
•    haluat talousasioiden lisäksi palkat yhdeltä luukulta

Valitse palkkapalvelu, jos:
•    henkilöstömäärä kasvaa
•    työehtosopimuksia on useita tai ne ovat monimutkaisia
•    tietoturva ja riskienhallinta ovat kriittisiä
•    haluat modernit HR- ja palkkajärjestelmät
•    yritys toimii tai on laajentumassa ulkomaille
•    haluat varmistaa syvän ja ajantasaisen osaamisen