Joustavan työn suunnittelu: miksi se ei ole enää vain “kiva lisä”

Joustavasta työstä on tullut etuuden sijaan uusi normaali. Silti monet organisaatiot suhtautuvat siihen edelleen reaktiivisesti: säädetään käytäntöjä tai palataan tuttuihin malleihin sen sijaan, että muutokseen tartuttaisiin määrätietoisesti ja hyödynnettäisiin sen mahdollisuuksia. 

Kun puhutaan joustavuudesta, mieleen nousee helposti etätyö tai tiivistetyt työviikot. Todellisuudessa nämä ovat kuitenkin vain pintatason ilmentymiä. Parhaimmillaan joustavuus ei ole lista oikeuksia vaan ajattelutapa, jossa mietitään, miten työ voi tukea ihmisiä ja miten ihmiset voivat tukea liiketoimintaa. 

Joustavan työn tarjoaminen perustasolla on helppoa. Sen hyvä suunnittelu vaatii harkintaa. Erona on tarkoitus: käytännöt kertovat, mitä voi tehdä – mutta suunnittelulähtöinen ajattelu alkaa kysymyksestä, mitä ihmiset tarvitsevat onnistuakseen ja miten se voidaan yhdistää organisaation tavoitteisiin. 

Jos joustavuuskäytäntöjä ei soviteta työn ja liiketoiminnan tarpeisiin, niistä tulee helposti kompromissien tilkkutäkki, joka ei palvele ketään. Kun joustavuus nähdään etuuden sijaan kokonaisuutena, siitä tulee keino tukea toimintaa – ei vain mukautua. 

Moni organisaatio hakee nyt inspiraatiota ihmislähtöisestä muotoilusta: pysähdytään, selvitetään mikä toimii ja rakennetaan työn malli uusiksi.

Joustavuuden suunnittelussa avainperiaatteita ovat: 

• Ymmärrä: mikä auttaa ihmisiä keskittymään, tekemään yhteistyötä ja palautumaan.
• Määritä: mitä tavoitteita eri roolit ja tiimit todella tavoittelevat.
• Ideoi: millaisia uusia työtapoja, rytmejä tai yhteistyön muotoja voisi kokeilla.
• Testaa ja kehitä: kokeile käytännössä, kerää palautetta ja säädä sen mukaan. 

Tämä ajattelu sopii juuri tähän aikaan: se mahdollistaa erilaisten mallien käytön menettämättä kokonaisuuden hallintaa. Mikään yksittäinen malli ei toimi kaikille. 

Katleen Jacobs tiivistää: ”Vältä jäykkiä määräyksiä. Ota ihmiset mukaan rakentamiseen, testaa, kuuntele ja ole valmis muokkaamaan.” 

Yksi yleisimmistä sudenkuopista on ajatus, että yhdenmukaisuus on sama kuin oikeudenmukaisuus. Käytännössä eri tiimien tarpeet voivat olla täysin vastakkaisia. 

Hyvin suunniteltu joustavuus huomioi: 

• Rooli ja tehtävät: Kaikki työt eivät onnistu etänä tai itsenäisesti.
• Tiimin rakenne: Globaalit tiimit tarvitsevat rytmitystä, paikalliset voivat toimia vapaammin.
• Liiketoiminnan sykli: Kiireiset kaudet vaativat enemmän vakautta, kehitysvaiheet löyhempiä raameja.
• Yksilölliset tilanteet: Esimerkiksi perhetilanne, terveys tai työskentelyrytmi vaikuttavat paljon. 

Tasa-arvo syntyy kyvystä reagoida, ei asioiden kopioinnista. Siksi tavoitteena on luoda rakenteita, jotka tukevat suoriutumista ja jättävät samalla tilaa aidosti merkityksellisille eroille. 

Jotta joustavuus olisi muutakin kuin hyvä aikomus, suunnittelussa kannattaa huomioida: 

1. Aika: Sovitaan yhteiset yhteistyöikkunat ja rauhoitetaan keskittymisjaksot.
2. Paikka: Määritellään, milloin läsnäolo tuo arvoa ja milloin ei.
3. Rytmi: Tasapainotetaan reaaliaikainen yhteistyö ja joustava eteneminen.
4. Rajaukset: Tehdään palautumisesta ja keskittymisestä normaalia ja hyväksyttyä.
5. Läpinäkyvyys: Perustetaan vastuut selkeisiin tavoitteisiin, ei ruudun ääressä istumiseen.

Kun nämä sovitetaan liiketoiminnan ja tiimien dynamiikkaan, tuloksena on enemmän energiaa ja luottamusta – vähemmän hämmennystä ja kuormitusta. 

Hyvinkin suunnitellut joustavan työn mallit voivat epäonnistua, jos toteutus jää epäselväksi tai epäjohdonmukaiseksi. Tyypillisiä haasteita ovat:  

• Eriävät käsitykset joustavuudesta 
  Jos joustavuus tarkoittaa jokaiselle eri asiaa, seurauksena on nopeasti kaaos. Selkeys lisää luottamusta, ja sitä voi rakentaa helposti saavutettavan ja säännöllisesti jaettavan dokumentaation avulla.
• Olettamus, että oikeudenmukaisuus tarkoittaa samanlaisuutta 
  Kaikille täysin saman järjestelyn tarjoaminen voi näyttää oikeudenmukaiselta, mutta se saattaa sivuuttaa työntekijöiden erilaiset elämäntilanteet. Oikeudenmukaisuutta vahvistetaan, kun erilaisuutta tunnustetaan, eikä yritetä pakottaa kaikkia samaan muottiin.
• Etätyön mikromanageeraus 
  Kontrolli ei ole sama asia kuin tuki. Luottamuksella ja läpinäkyvyydellä ei ole merkitystä, jos työntekijöitä pommitetaan jatkuvilla tarkastuksilla tai vaaditaan asentamaan valvontaohjelmia. Keskity sen sijaan selkeisiin odotuksiin ja yhdessä sovittuihin suorituskriteereihin.
• Suunnittelu vain osalle henkilöstöä 
  Toimistotyötä tekevät saavat usein suurimman huomion. Todellisuudessa joustavuus on tärkeää kaikilla toimialoilla ja kaikissa rooleissa – aina logistiikasta ja vähittäiskaupasta terveydenhuoltoon. Moni kokee urapolut ahtaiksi ja etsii mahdollisuuksia monipuolisempaan työelämään, joten henkilöstön sitouttaminen edellyttää joustavampaa ajattelua. 

Katleen muistuttaa: ”Yksi HR:n suurista haasteista on sisäinen epätasaisuus. Erot rooleissa, työajoissa tai sopimuksissa tekevät reilun joustavuuden rakentamisesta vaikeaa – mutta niiden sivuuttaminen ei poista ongelmaa, vaan lisää kitkaa.” 

Kun joustavuus suunnitellaan tietoisesti, sen vaikutukset ulottuvat syvälle: 

• Ihmiset hallitsevat energiaansa, aikaansa ja yhteistyötään itsevarmasti.
• Tiimien viestintä sujuu kitkattomammin.
• Toimistotiloja käytetään aidon tarpeen, ei näennäisen läsnäolon vuoksi.
• Johtaminen keskittyy tuloksiin ja yhteiseen suuntaan, ei kasvojen näyttämiseen.
• Sitoutuminen kasvaa – ei yksittäisen edun takia, vaan koska koko järjestelmä toimii paremmin. 

Nämä eivät ole vain teoreettisia etuja. Ne näkyvät yhä useammin organisaatioissa, jotka suhtautuvat joustavuuteen strategisena kykynä. 

Joustava työ on kehittynyt harvojen etuoikeudesta pandemia-ajan hätäratkaisun kautta nykypäivän työelämän keskeiseksi elementiksi. Mutta kehitys ei ole vielä valmis. 

Kestävimmät organisaatiot ovat niitä, jotka näkevät joustavuuden elävänä haasteena – sellaisena, joka vaatii jatkuvaa pohdintaa, säätämistä ja yhteistä vastuunkantoa. Sen sijaan, että joustavuutta vain tarjotaan, sitä rakennetaan tarkoituksella. Tavoitteellisesti, empaattisesti ja selkeä suunta mielessä.