5 varoitusmerkkiä, kun on aika uudistaa työajanhallintaratkaisusi

Useimmilla organisaatioilla on käytössään jonkinlainen ratkaisu välttämätöntä henkilöstöhallintoa varten. Monissa tapauksissa valittu ratkaisu on se helpoin ja halvin tapa täyttää vaatimukset − joko verkossa, paperilla tai vähän molempia. Vaikka tämä saattaa ratkaista ongelman lyhyellä aikavälillä, se voi maksaa yritykselle ajan mittaan yllättävän paljon.  

Haittaako nykyinen työajanhallintaratkaisusi organisaatiosi tehokkuutta? Alla on viisi varoitusmerkkiä, joita kannattaa pitää silmällä:
 

1. Tuhlaat liikaa aikaa palkkatietojen keräämiseen

Kuluuko tiimiltäsi enemmän kuin päivä työaikaa ja läsnäoloa koskevien tietojen keräämiseen ennen kuukausittaista palkanlaskentaa? Huomaatko selvän piikin työmäärässä palkanmaksukauden aikana? Nämä ovat merkkejä siitä, että työajanhallintaratkaisusi pitäisi tukea työtäsi paremmin.  

Sopivan ohjelmiston avulla saat selville tarkalleen, kuinka monta tuntia henkilö on työskennellyt ja milloin, ja voit sovittaa nämä tiedot saumattomasti yhteen tarkkojen palkkalajien, lisien ja mukautusten kanssa − vain muutamalla napsautuksella.

2. Työnkulut ovat liian pitkiä ja monimutkaisia

Yksi yleisimmistä tavoista tehdä projektista liian monimutkainen on ottaa monta ihmistä mukaan hyväksymisprosessiin. Esimerkiksi loma-anomuksen hyväksymisen pitäisi viedä esimieheltä vain muutama klikkaus, koska hänellä on kaikki tarvittavat tiedot käden ulottuvilla. Jos esimiehet joutuvat konsultoimaan henkilöstöhallintoa tai muita kollegoita saadakseen tietoa läsnäoloista ja poissaoloista, tiedät, että sinulla on ongelma.  

Älykäs digitaalinen työajanhallintaratkaisu ratkaisee ongelman tarjoamalla helposti saatavilla olevan yleisnäkymän ja antamalla työntekijöille mahdollisuuden tehdä muutoksia itse missä tahansa he ovatkin − esimerkiksi sovelluksen avulla.

3. Vaatimusten noudattamatta jättäminen on aina huolenaihe

Monissa tapauksissa yhdeksästä viiteen -työaika on korvattu joustavilla työajoilla, jotka mahdollistavat perheen ja henkilökohtaisen hyvinvoinnin priorisoinnin. Samaan aikaan pandemian jälkeiset taloudelliset paineet saavat työnantajat arvioimaan uudelleen tarjoamiaan sopimuksia ja työaikamalleja. Tämän seurauksena korvaus- ja etuuspolitiikkaa tarkastellaan jatkuvasti uudelleen niin lainsäädännön kuin työehtosopimusten osalta. Käytettäessä vanhempia työajanhallintateknologioita voivat muuttuneet säännöt jäädä helposti noudattamatta, koska ohjelmistoja ei päivitetä automaattisesti.  

Paras tapa välttää riski on valita pilvipohjainen ratkaisu, jonka tarjoaja mahdollistaa myös henkilökohtaiset keskustelut alan asiantuntijoiden kanssa aina tarvittaessa.

4. Raportointi on vaikea tehtävä

Yksi modernin työajanhallintaratkaisun suurimmista hyödyistä on kaikki sen tarjoamat tiedot, joiden avulla voit tehdä yrityksesi kannalta älykkäämpiä strategisia päätöksiä.  

Tarvitset selkeän yleiskatsauksen työajoista ja poissaoloista, jotta voit havaita mahdolliset haasteet, esimerkiksi poissaolojen todennäköiset syyt. Jos nykyinen työaikaratkaisusi ei anna sinulle mahdollisuutta tuottaa selkeitä raportteja nopeasti, tällaiset ongelmat voivat helposti jäädä huomaamatta.

5. Työntekijäsi tuntevat itsensä paineenalaisiksi 

Huonon työajanhallinnan suurin riski on se, johon kaikki edellä mainitut riskit johtavat: työntekijöiden tyytymättömyys. Koska taistelu osaajista ei näytä laantumisen merkkejä, on työntekijäkokemus HR-osastojen kiireellinen prioriteetti kaikkialla Euroopassa.  

Monet eivät kuitenkaan ole tiedostaneet, että työajanhallinnalla on merkittävä rooli työntekijöiden viihtymisessä. Ihmiset ovat tyytyväisempiä työssään, kun heille tärkeät työelämän osa-alueet − kuten palkan saaminen ajallaan ja täysimääräisenä tai vapaiden pyytäminen silloin, kun he sitä eniten tarvitsevat − ovat yksinkertaisia ja helposti saatavilla. Puutteita näissä eivät korvaa hienoimmatkaan työpaikkajuhlat.

 

Haluatko kuulla lisää tulevaisuudenkestävästä työajanhallintaratkaisusta? Jätä meille yhteydenottopyyntö, tai lataa alta e-kirjamme!