Henkilöstöhallinnolla on tärkeä rooli organisaatiossa, sillä se hallinnoi sen arvokkainta voimavaraa – ihmisiä. Mutta miten HR-järjestelmä voi helpottaa HR-ammattilaisten työtä, ja mitä prosesseja järjestelmä voi hoitaa?
Tässä artikkelissa kerromme, mitä sinun tarvitsee tietää HR-järjestelmistä ja niiden toiminnoista.
HR-järjestelmä (henkilöstöhallintojärjestelmä) on digitaalinen työkalu, jolla hallinnoidaan eri HR-prosesseja. Sen avulla voidaan tehostaa ja automatisoida henkilöstöhallinnon rutiineja – rekrytoinnista ja palkantarkistuksista osaamisen kehittämiseen ja sairauspoissaolojen hallintaan.
Ilman HR-järjestelmää HR-asiantuntijoiden työ nojaa usein exceleihin, manuaalisiin tarkistuslistoihin ja paperitulosteisiin, mikä vie paljon aikaa ja resursseja. Lisäksi kyse on tietoturvasta.
HR-järjestelmä auttaa organisoimaan HR-työtä, vapauttaa henkilöstön aikaa ja resursseja sekä parantaa työntekijäkokemusta.
Nykyaikaiset HR-järjestelmät ovat yleensä pilvipohjaisia ja integroitavissa muihin organisaation kannalta tärkeisiin järjestelmiin.
HR-järjestelmiä on saatavilla eri kokoisille yrityksille ja erilaisiin tarpeisiin. Moni pohtii erityisesti, mikä ero on HRIS- ja HRMS-järjestelmien välillä. Alla käymme läpi yleisimmät vaihtoehdot.
HRIS keskittyy tietojen ja hallinnollisten tehtävien käsittelyyn, kuten henkilötietojen ylläpitoon (yhteys-, työsuhde-, palkkatiedot ja poissaolot).
HRM-järjestelmä sisältää samat perustoiminnot kuin HRIS, mutta sen lisäksi se voi tukea esimerkiksi rekrytointia, perehdytystä, suorituskyvyn johtamista sekä osaamisen kehittämistä. Järjestelmästä riippuen HRM voi sisältää myös palkanlaskennan, jolloin se toimii henkilöstö- ja palkkahallinnon yhdistävänä kokonaisratkaisuna. Järjestelmä auttaa organisaatiota houkuttelemaan, kehittämään ja sitouttamaan henkilöstöä sekä tehostamaan henkilöstöhallinnon prosesseja.
HCM on viime vuosina yleistynyt käsite, joka sekoitetaan usein HRM:ään. HCM on kuitenkin laajempi kokonaisuus, joka kattaa organisaation inhimillisen pääoman strategisen johtamisen keskeiset osa-alueet. Näitä ovat esimerkiksi osaamisen hallinta, organisaatiorakenteen suunnittelu ja seuraajasuunnittelu. HCM:n päätavoitteena on kasvattaa organisaation liiketoiminnallista ja taloudellista arvoa henkilöstön avulla.
ATS on rekrytointiohjelmisto, jonka avulla voidaan hallita koko rekrytointiprosessia työpaikkailmoitusten laatimisesta urasivujen rakentamiseen sekä hakemusten käsittelyyn, ehdokkaiden valintaan ja haastattelujen koordinointiin. ATS auttaa tekemään rekrytoinnista nopeampaa, sujuvampaa ja tehokkaampaa.
LMS on oppimisen, koulutuksen ja osaamisen kehittämisen hallintaan tarkoitettu alusta. Sen avulla voidaan luoda digitaalisia koulutuksia, hallita oppimissisältöjä sekä toteuttaa verkkokoulutuksia, jotka tukevat henkilöstön jatkuvaa oppimista ja tarjoavat laadukkaita oppimiskokemuksia koko organisaatiossa.
Työvoiman ja työelämän kehittyessä myös HR-prosessit muuttuvat entistä monimutkaisemmiksi. HR-järjestelmä tuo organisaatioon selkeyttä, tehokkuutta ja parempaa työntekijäkokemusta. Sen keskeisiä hyötyjä ovat:
Lue lisää: Koko työyhteisö hyötyy toimivasta HR-järjestelmästä
Lue lisää: HR-järjestelmästä tehoa ja turvaa myös pk-yrityksille
Lue lisää: Miten HR-järjestelmä tukee pk-yrityksiä?
Moderni HR-järjestelmä yhdistää keskeiset HR-toiminnot yhteen ratkaisuun. Tyypillisiä ominaisuuksia ovat:
HR-järjestelmä tukee koko työsuhteen elinkaarta. Se sujuvoittaa niin HR-tiimin, esihenkilöiden kuin työntekijöiden arkea eli tuo hyötyä koko organisaatiolle. Tässä lyhyet kuvaukset mahdollisista eri prosesseista:
Henkilö- ja työsuhdetietojen hallinta (HR-masterdata)
Henkilö- ja työsuhdetietojen, työsopimusten ja työtehtävien digitaalinen hallinnointi.
Lomien ja poissaolojen hallinta
Lomien ja poissaolojen kirjaaminen ja hyväksyminen.
Integraatio palkanlaskentajärjestelmään palkkojen ja palkankorotusten käsittelemiseksi.
Vuosittaisten palkantarkistusten, bonusten ja kertakorvausten hallinnointi.
Työpaikkailmoitusten, hakemusten ja hakuprosessin hallinnointi.
Työsuhteen aloitus (digitaaliset työhönottoprosessit)
Työsuhteen aloitukseen liittyvien tehtävien hallinnointi.
Keskeisten osaamisten tunnistaminen, osaamisvajeiden kartoitus ja urakehityksen tukeminen.
Suorituksen johtaminen/tavoitteet ja keskustelut
Tavoitteiden asetanta, suorituksen ja palautteen hallinta työntekijöiden kanssa.
Digitaalisten koulutusten ja kurssien suunnittelu, hallinta ja toteutus.
Matka- ja kululaskujen hallinta
Työhön liittyvien kulujen kirjaaminen ja hallinta.
Organisaation datan visualisointi ja analysointi päätöksenteon tueksi.
Sairauspoissaolojen seuranta ja varhaisen välittämisen prosessit.
Lue lisää: Näin HR-järjestelmä voi tukea työntekijää, tiimiä ja esimiestä
Katso maksuton webinaaritallenne siitä, miten moderni matka- ja kululaskujärjestelmä tuo helpotusta arkeen ja parantaa merkittävästi organisaation tehokkuutta.
HR-järjestelmä tukee varhaisen välittämisen prosessia kokoamalla työkykyyn ja poissaoloihin liittyvän tiedon yhteen paikkaan ja tekemällä siitä helposti seurattavaa. Kun tiedot ovat ajantasaisesti saatavilla, esihenkilöt ja HR voivat tunnistaa varhaisia merkkejä ajoissa ja puuttua tilanteisiin ennen niiden pitkittymistä.
Järjestelmä auttaa myös yhdenmukaistamaan toimintatapoja automatisoimalla muistutuksia ja prosessin vaiheita esimerkiksi toistuvien poissaolojen yhteydessä. Näin varmistetaan, että varhaisen tuen mallia noudatetaan johdonmukaisesti koko organisaatiossa ja kaikki toimenpiteet dokumentoidaan selkeästi.
Lisäksi HR-järjestelmä helpottaa yhteistyötä HR:n, esihenkilöiden ja työterveyshuollon välillä, kun tieto on saatavilla roolien mukaisesti. Joissakin ratkaisuissa, kuten Health-toiminnallisuudessa, tätä voidaan tukea erillisillä näkymillä työkyvyn ja poissaolojen hallintaan. Kokonaisuutena HR-järjestelmä auttaa siirtymään reaktiivisesta toiminnasta ennakoivaan työkyvyn johtamiseen.
Lue lisää: Tehosta yrityksesi varhaisen välittämisen prosessia SD Worx HR Health -ratkaisun avulla
Tässä webinaarissatallenteessa kuulet, kuinka voit tukea henkilöstösi osaamisen ja kyvykkyyksien johtamista organisaatiossasi hyödyntämällä SD Worx HR -järjestelmän eri toiminnallisuuksia.
GDPR vaikuttaa siihen, miten yritykset, organisaatiot ja HR käsittelevät työntekijöiden henkilötietoja aina niiden keräämisestä säilyttämiseen ja poistamiseen asti. Asetuksen voimaantulo edellytti monissa organisaatioissa käytäntöjen ja toimintatapojen tarkistamista, jotta toiminta vastaa GDPR:n perusperiaatteita. HR:n on hallittava muun muassa tietojen poistamiseen liittyvät käytännöt, tietojen käyttöoikeudet sekä rekisteröidyn oikeus tulla unohdetuksi.
Vaatimusten täyttämiseksi organisaatiot voivat tarvita nykyaikaisia HR-järjestelmiä ja järjestelmällistä tiedonhallintaa. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että on pystyttävä tunnistamaan, mitä henkilötietoja voidaan säilyttää ja mitkä tiedot on poistettava – erityisesti työsuhteen päättymisen jälkeen. Oikeiden työkalujen avulla GDPR:n edellyttämä tietojen poistaminen ja hallinta voidaan toteuttaa tehokkaasti ja vaivattomasti.
Tietoturva ja tietosuoja ovat henkilöstö- ja palkkahallinnossa kriittisiä asioita. Tässä maksuttomassa webinaarissa käymme läpi kyberturvan ja tietosuojan haasteita sekä parhaita käytäntöjä niin asiantuntijoiden näkemysten kuin konkreettisten esimerkkien kautta.
HR-järjestelmän valinta kannattaa aloittaa omien tarpeiden ja tavoitteiden määrittelystä. Yrityksen koko, toimiala ja HR-prosessien kypsyystaso vaikuttavat siihen, millainen HR-ohjelmisto sopii parhaiten. Pk-yrityksille korostuvat helppokäyttöisyys ja nopea käyttöönotto, kun taas suuremmille organisaatioille tärkeämpiä ovat laajat toiminnallisuudet, integraatiot ja skaalautuvuus.
Tarkista ainakin nämä valintakriteerit HR-järjestelmää valittaessa:
Hyvä HR-järjestelmä tarjoaa ajantasaista dataa päätöksenteon tueksi, vähentää virheitä ja tehostaa arjen prosesseja. Valinnassa kannattaa tarkastella kokonaisuutta pitkällä aikavälillä – ei pelkästään hintaa.
Yhteenveto: oikein valittu HR-ratkaisu ei ole pelkkä työkalu, vaan strateginen investointi, joka parantaa tehokkuutta, työntekijäkokemusta ja liiketoiminnan kehitystä.
Pienille ja keskisuurille yrityksille sopiva HR-järjestelmä on ennen kaikkea selkeä, helppokäyttöinen ja yrityksen arkeen sopiva ratkaisu, joka tukee keskeisiä HR-prosesseja ilman turhaa monimutkaisuutta. Pk-yrityksissä resurssit ovat usein rajalliset, ja siksi järjestelmän tulisi vähentää manuaalista työtä, keskittää henkilöstötiedot yhteen paikkaan ja helpottaa esimerkiksi poissaolojen, työsuhdetietojen ja palkkatietojen hallintaa.
Pk-yritykselle tärkeimmät HR-järjestelmän ominaisuudet:
Skaalautuva HR-ratkaisu on erityisen tärkeä pk-yrityksille, sillä tarpeet voivat muuttua nopeasti kasvun myötä. Järjestelmän tulisi mukautua yrityksen kehitykseen ilman, että sitä tarvitsee vaihtaa.
Yhteenveto: sopiva HR-järjestelmä pk-yritykselle auttaa siirtymään hajanaisista ja manuaalisista toimintatavoista kohti hallittua, tehokasta ja ennakoivaa henkilöstöhallintoa, jossa tieto on keskitettyä ja päätökset perustuvat ajantasaiseen dataan.
Lue lisää: Miten valita oikea HR-järjestelmä pk-yritykselle?
Suurille yrityksille sopiva HR-järjestelmä on laaja ja skaalautuva kokonaisratkaisu, joka tukee monimutkaisia organisaatiorakenteita ja useita HR-prosesseja samanaikaisesti. Tällainen henkilöstöhallintojärjestelmä mahdollistaa tehokkaan henkilöstöjohtamisen koko työsuhteen elinkaaren ajan – rekrytoinnista suorituksen johtamiseen ja osaamisen kehittämiseen.
Suurille yrityksille tärkeimmät HR-järjestelmän ominaisuudet:
Integraatioiden rooli korostuu suurissa organisaatioissa, sillä sujuva tiedonkulku eri järjestelmien välillä vähentää manuaalista työtä ja virheiden riskiä. Samalla analytiikka tarjoaa johdolle ajantasaista dataa päätöksenteon ja strategian tueksi.
Yhteenveto: suurille yrityksille sopiva HR-ratkaisu ei ole pelkkä operatiivinen työkalu, vaan keskeinen osa organisaation johtamista – se yhdistää datan, tehostaa prosesseja ja mahdollistaa henkilöstön strategisen kehittämisen laajassa mittakaavassa.
HR-järjestelmän kustannukset vaihtelevat organisaation rakenteen ja tarpeiden mukaan. Jokainen organisaatio on erilainen, ja niillä voi olla käytössään erilaisia HR-prosesseja sekä tarve erilaisille ominaisuuksille ja toiminnoille.
HR-ohjelmiston hintaan vaikuttavat muun muassa seuraavat tekijät:
Kannattaa olla yhteydessä useisiin järjestelmätoimittajiin ja kertoa heille organisaationne tarpeista. Näin saatte useita tarjouksia ja voitte vertailla, mikä ratkaisu vastaa parhaiten juuri oman organisaationne vaatimuksia ja budjettia.
Lue lisää: 7 piilokustannusta, kun HR-ratkaisut eivät tue liiketoimintaa
Uutiskirjeemme tilaajana saat meiltä ajankohtaisia palkka- ja henkilöstöhallinnon uutisia sekä inspiroivia sisältöjä − muun muassa tuoreimmat tutkimustulokset − kerran kuussa suoraan sähköpostiisi.
HR-järjestelmän hankinta voidaan kokea merkittävänä investointina, ja sen käyttöönotto vaikuttaa organisaation toimintaan monin tavoin. Yksi onnistuneen hankkeen tärkeimmistä edellytyksistä on selvittää huolellisesti, millaisia tarpeita organisaatiollanne on ja miten uusi HR-järjestelmä auttaa ratkaisemaan nykyiset haasteet.
Uuden ja nykyaikaisen HR-ohjelmiston tuottamien hyötyjen tulee perustella siihen tehtävä investointi. Siksi on tärkeää kartoittaa, millaista lisäarvoa uusi HR-ratkaisu tuo organisaatiollenne. HR-järjestelmä tuo lisäarvoa muun muassa:
Näiden hyötyjen avulla voidaan muodostaa selkeä liiketoimintaperustelu järjestelmähankinnalle.
Oikean HR-järjestelmän valinta on keskeinen askel tehokkaampaan ja strategisempaan henkilöstöhallintoon.
Tutustu:
Nykyinen HR-ajattelu lähtee siitä, että työntekijäkokemus rakentuu yhtenäisestä matkasta – rekrytoinnista kehittymiseen ja lopulta lähtöön. Kun jokainen vaihe toimii saumattomasti yhteen, vaikutus näkyy suoraan sitoutumisessa, tuottavuudessa ja työnantajamielikuvassa. Silti arjessa nämä vaiheet ovat usein siiloissa, ja juuri tässä kohtaa moni HR-ammattilainen alkaa miettiä: voisiko kaiken tehdä fiksummin?
Henkilöstöjohtajan aamu alkaa tuttuun tapaan. Kahvi kädessä, kone auki. Ensimmäinen ilmoitus: ”Hakijalle pitäisi antaa palaute tänään.” Toinen: ”Uusi työntekijä aloittaa ensi maanantaina – onko kaikki tarvittava kunnossa?” Kolmas: ”Voitko tarkistaa nämä poissaolot ennen kuin menevät palkkaan?” HR-työ ei ole koskaan vain yhtä asiaa. Se on jatkuvaa tasapainottelua, jossa rekrytointi, arjen hallinta ja ihmisten kehittäminen kulkevat rinnakkain, usein jopa saman tunnin aikana.
Tekoälyn käyttö palkka- ja henkilöstöhallinnossa tarjoaa suuria mahdollisuuksia, mutta siihen liittyy merkittäviä riskejä ja tiukkaa sääntelyä. EU:n AI Act luokittelee HR- ja palkkajärjestelmät korkean riskin tekoälyksi, mikä edellyttää tarkkaa valvontaa, läpinäkyvyyttä ja laadukasta datan hallintaa. Sääntely on vielä osin keskeneräistä, mikä tekee laajamittaisesta käyttöönotosta ennenaikaista.