3 trendiä, jotka muuttavat matkustamisen hallinnan

Kun työmatkustus siirtyy mobiiliin, kaiken kulusta matkalaskun hyväksyntään voi hoitaa puhelimella. Siitä hyötyvät niin matkustajat, laskut hyväksyvä esihenkilö kuin hallintoa pyörittävä HR-osastokin.

Työmatkustukseen kuuluu monta palikkaa. Aika tien päällä on poissa läheisiltä, siirtymät ja aikavyöhykkeiden ylitys väsyttävät, aikataulujen muutoksista ja viivästyksistä puhumattakaan. Vaikka koronakriisi nosti etätyön ja videokokoukset arvoonsa, työmatkustuksesta tuskin päästään kokonaan eroon. 

Tilannetta voi kuitenkin keventää nykyaikaisella matkustuksenhallinnalla. Nämä kolme matkustuksenhallinnan trendiä tekevät reissaamisen hallinnollisesta puolesta vaivatonta nyt ja tulevaisuudessa.

1. Matkalaskut siirtyvät mobiiliin

Matkustuksenhallinta sisältää organisaatiosta riippuen monta etappia: matkasuunnitelman laatimisen, matkajärjestelyt, kulujen kirjaamisen matkan aikana, matkalaskun laatimisen ja hyväksymisen sekä kenties myös kulujen laskuttamisen asiakkaalta.

Moni askel on kuitenkin mahdollista hoitaa kännykällä jo aivan lähitulevaisuudessa. Esimerkiksi kuitin voi kuvata saman tien ravintolassa asiakaspalaverin jälkeen, jolloin se ei jää lompakkoon lojumaan. Yksittäisen kulun tiedot voi syöttää ja lähettää saman tien laskuna hyväksyttäväksi.

Kun matka- tai kululasku on lähetetty, hyväksyjä saa siitä huomautuksen puhelimeensa ja voi myös tarkastaa ja hyväksyä laskun saman tien. Näin työntekijä saa korvauksen tililleen nopeasti, ja aikaa säästyy prosessin joka vaiheessa.

 2. Automatisaatio nopeuttaa käsittelyä 

Automatisaatio tekee matkasuunnitelmien ja -laskujen käsittelystä entistä sujuvampaa. Intuitiivinen käyttöjärjestelmä ei päästä laskua lähtemään eteenpäin, ennen kuin kaikki pakolliset kohdat on täytetty oikein. Siksi aikaa ei kulu laskujen palautteluun ja virheiden korjaamiseen.

Järjestelmään voi myös rakentaa automaattisia toimintoja. Esimerkiksi tietylle kustannuspaikalle kirjatut menot voidaan tiliöidä automaattisesti tietyn projektin alle. Näin kulujen seuranta on helppoa ilman manuaalista työtä.

Manuaalista työtä vähentävät myös luottokortti- ja matkatoimistotapahtumien täsmäytysmahdollisuus, valuuttakurssien automaattinen noutaminen ja ajastetut siirrot Tulorekisteriin.

3. Integraatiot huolehtivat kokonaisuudesta 

Matkalaskujärjestelmä kytkeytyy saumattomasti organisaation muihin järjestelmiin. Sen voi liittää esimerkiksi laskutusjärjestelmään niin, että asiakasprojektiin liittyvän matkan kulut laskutetaan automaattisesti asiakkaalta. Kulujen nopea siirtymä laskutukseen on tärkeää myös kassavirran kannalta.

Luottokortti- ja matkatoimistoliittymä taas siirtää lentoliput ja kortilla tehdyt ostot suoraan järjestelmään, josta ne on helppo liittää osaksi matkalaskua.

Tehokas ja tarkoituksenmukainen järjestelmä huomioi eri maiden lainsäädännön mukaiset matkustussäännöt. Suomalainen tiiminvetäjä voi hyväksyä esimerkiksi ruotsalaisen tiimiläisen laskun, ja kulut maksetaan paikallisen käytännön mukaisesti: Suomessa suoraan työntekijän tilille, Ruotsissa ja Norjassa palkkajärjestelmän kautta.

Kokonaisvaltainen matkustuksenhallinnan järjestelmä karsii turhaa käsityötä joka vaiheesta, vähentää virheitä ja nopeuttaa kulukorvausten saamista ja laskutusta asiakkaalta. Matkustavan asiantuntijan aikaa ja energiaa säästyy kaikkein tärkeimpään: asiakkaan palvelemiseen.

SD Worx Expense – tehokas työkalu kulujen ja matkustuksenhallintaan

Expense-matkustuksenhallinta on monipuolinen ja automatisoitu SD Worx HR:n perustyökalu, jolla hallitset kaikki kuluveloituksiin, autoiluun, matkustukseen ja edustuskuluihin liittyvät Suomen, Norjan ja Ruotsin lainsäädännön mukaiset korvaukset.

Oletko kiinnostunut SD Worxin Expense matkustuksen- ja kulujenhallinnan ratkaisusta? Tutustu Expenseen nettisivuillamme tai ota yhteyttä, niin kerromme ratkaisustamme lisää!