Miten valita oikea HR-ratkaisu pk-yritykselle?

Oikean HR-järjestelmän tai palkkapalvelun valinta ei ole pelkkä tekninen päätös – se on strateginen valinta, joka vaikuttaa suoraan arjen sujuvuuteen, henkilöstön tyytyväisyyteen ja yrityksen tehokkuuteen. Hyvä HR-ratkaisu vapauttaa aikaa manuaalisista tehtävistä, vähentää virheitä ja tuo läpinäkyvyyttä koko organisaatioon, mikä tukee sekä liiketoimintaa että työntekijöiden hyvinvointia. 

Silti tutkimuksemme mukaan jopa 43 prosentilla suomalaisista pk-yrityksistä ei ole käytössä HR-järjestelmää*. Tämä tarkoittaa, että monessa organisaatiossa hoidetaan edelleen keskeisiä henkilöstöprosesseja manuaalisesti – mikä altistaa virheille ja vie turhaan aikaa. 

Pk-yrityksen kannattaakin lähestyä HR-järjestelmän tai palkkapalvelun valintaa pohtimalla, mikä ratkaisu tukee parhaiten juuri omia tarpeita ja kasvuambitioita. Oikean ratkaisun valinta ei ole vain ohjelmiston hankkimista – se on investointi yrityksen tulevaisuuteen. Mutta miten valita sopiva vaihtoehto? Tässä seitsemän keskeistä asiaa, joihin kannattaa kiinnittää huomiota.

Hyvän HR-järjestelmän käyttöliittymän tulee olla intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen – ei vain hallinnon, vaan erityisesti esihenkilöiden ja työntekijöiden näkökulmasta. Kun jokapäiväiset toiminnot, kuten omien tietojen päivittäminen tai poissaolojen ilmoittaminen, sujuvat helposti ilman IT-tukea, se parantaa työntekijäkokemusta ja lisää tyytyväisyyttä. Positiivinen käyttökokemus välittyy arjen sujuvuutena ja säästää aikaa. Tyytyväiset työntekijät sitoutuvat paremmin ja kokevat, että heidän ajankäyttöään ja vaivannäköään arvostetaan – mikä näkyy lopulta myös koko yrityksen suorituskyvyssä. 

Yksi HR-järjestelmien suurimmista eduista on mahdollisuus automatisoida monia prosesseja, kuten palkanlaskentaa, lomaseurantaa ja poissaolojen hallintaa. Automaatio vähentää virheiden mahdollisuuksia ja vapauttaa aikaa muihin tärkeisiin tehtäviin. On tärkeää valita järjestelmä, joka poistaa mahdollisimman paljon manuaalista työtä, mutta ei ole niin monimutkainen, että sen käyttöönottaminen vie kohtuuttomasti aikaa ja resursseja. 

Pk-yritykset elävät usein kasvuvaihetta, ja siksi HR-järjestelmän tulisikin kasvaa yrityksen mukana. Toimiiko ratkaisu yrityksesi kasvaessa, ja pystyykö se tukemaan entistä suurempaa henkilöstömäärää tai kansainvälistymistä? Skaalautuva ratkaisu ei vaadi järjestelmän vaihtamista joka käänteessä, vaan mukautuu tilanteen mukaan – tämä tuo kustannustehokkuutta ja helpottaa pitkäjänteistä suunnittelua. 

Monissa pk-yrityksissä on käytössä useita järjestelmiä eri toiminnoille – esimerkiksi taloushallintoon, työajanseurantaan tai rekrytointiin. Hyvä HR-järjestelmä keskustelee näiden kanssa sujuvasti. Toimivat integraatiot vähentävät manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuutta, ja varmistavat, että tiedot pysyvät ajantasaisina eri järjestelmissä. Kun tieto kulkee automaattisesti ja oikein, arjen työ helpottuu ja raportointi on luotettavampaa. 

Uuden järjestelmän valinnassa ei kannata tuijottaa pelkästään ominaisuuksien määrää. Tärkeämpää on ymmärtää, mitä yrityksesi oikeasti tarvitsee ja millä alueilla toimintaa halutaan kehittää. Tarvekartoitus auttaa tunnistamaan keskeiset kipupisteet ja tavoitteet. Liian monimutkainen järjestelmä voi jäädä käyttämättä, kun taas juuri tarpeisiin vastaava ratkaisu tukee arkea ja parantaa HR-prosessien sujuvuutta. 

Hyvät raportointimahdollisuudet ovat olennainen osa HR-järjestelmiä. Pystytkö helposti seuraamaan esimerkiksi poissaoloja, henkilöstökuluja, työntekijöiden suorituksia tai rekrytointiprosessien etenemistä? Raportit auttavat tekemään tietoon perustuvia päätöksiä ja perustelemaan HR-toimenpiteet liiketoimintajohdolle. Hyvin rakennetut raportointityökalut voivat myös parantaa strategista suunnittelua ja resurssien kohdentamista. 

HR- ja palkkatiedot ovat luonteeltaan arkaluonteisia, joten järjestelmän on täytettävä kaikki tietosuoja- ja turvallisuusvaatimukset. Esimerkiksi GDPR-säännösten noudattaminen on elintärkeää. Varmista, että järjestelmä tarjoaa luotettavan tietoturvan ja että palveluntarjoajalla on selkeät käytännöt tietojen suojaamiseksi ja hallitsemiseksi. Sertifikaatit, kuten ISO 27001 (tietoturva) ja ISO 27701 (tietosuoja), osoittavat toimittajan sitoutumista tietoturvaan ja tietosuojaan. Näiden sertifikaattien ja standardien auditoinnit tehdään aina ulkoisen puolueettoman sertifioijan toimesta. 

Jos mahdollista, pyydä myös demoesittely – se on usein paras tapa nähdä, sopiiko ratkaisu todella juuri sinun yrityksesi arkeen. 

*SD Worxin kyselytutkimukseen osallistui 2023 kaikkiaan 16 011 työntekijää ja 4 833 työnantajaa 16 Euroopan maassa: Alankomaissa, Belgiassa, Britanniassa, Espanjassa, Italiassa, Itävallassa, Irlannissa, Kroatiassa, Norjassa, Puolassa, Ranskassa, Ruotsissa, Saksassa, Suomessa, Sveitsissä ja Tanskassa. Kyselyn tulokset painotettiin, joten otos edustaa kunkin maan aikuisväestöä.