1. Home>
  2. Inspiroidu>
  3. HR >
Blond woman standing in the office with a clock on the background.

Koko työyhteisö hyötyy toimivasta HR-järjestelmästä

 

Helppokäyttöinen, selkeä ja monipuolinen HR-järjestelmä on yksi henkilöstöhallinnon tärkeimpiä työkaluja. Se on kuin sateenvarjo, joka kerää alleen työpaikan tärkeimmät toiminnot.

Erilaisten HR-järjestelmien käyttö on nykyään yleistä etenkin keskisuurissa ja suurissa yrityksissä, mutta myös pienemmän kokoluokan yritykset ovat heräämässä niiden hyötyihin, SD Worxin HR-järjestelmien asiantuntija Taina Mattila kertoo. 

Millaista käytännön hyötyä järjestelmistä on työpaikan arjessa?

HR-järjestelmään voidaan tallentaa monenlaisia työntekijöihin liittyviä tietoja, jotka ovat niin johdon, henkilöstöhallinnon kuin työntekijän itsensä käytettävissä. Järjestelmän avulla pystytään keräämään ja ylläpitämään niin sanottua master dataa eli pitkäikäistä ja hitaasti muuttuvaa tietoa, jota henkilöstöhallinto pystyy kätevästi hyödyntämään ja analysoimaan esimerkiksi yrityksen johdon tarpeisiin. 

Järjestelmä voi muistuttaa tärkeistä asioista

HR-järjestelmä on iso apu myös työntekijöille. He pystyvät päivittämään suoraan järjestelmään oleellisia, itseään koskevia tietoja, joihin heille on annettu käyttöoikeudet . Henkilöä voidaan myös muistuttaa esimerkiksi osaamisten vanhenemisesta, ja hän voi ohjelman kautta saada muistutuksen esimerkiksi tärkeistä lähestyvistä keskusteluista.

– Järjestelmä on oiva apu asioiden hallinnoimisessa ja kehittämisessä, mutta samalla vastuuta annetaan esimiehelle ja työntekijälle. Työntekijän on helppo käydä itse päivittämässä sinne vaikkapa vaihtunut tilinumero, Mattila sanoo.

Vaikka usein puhutaankin automatisoiduista toiminnoista, automatisointi ei tapahdu, ellei ihminen tee siitä ensin päätöstä.

– SD Worxin HR-järjestelmä on hyvin joustava, ja sinne voi luoda tiettyjä automatisointeja sen mukaan, miten järjestelmän halutaan toimivan. HR:ää tarvitaan ensin päätöksentekijänä määrittelemään vaikkapa mitä muistutuksia lähetetään, kenelle ja milloin. Asiakas päättää esimerkiksi, lähteekö uudesta työntekijästä ylipäätään muistutus ja saako esimies ehkä muistilistan siitä, mitä hänen pitää tehdä ennen työntekijän ensimmäistä työpäivää, tai saako vaikkapa työntekijä viestin pari päivää ennen työsuhteen alkua, Mattila kuvailee.

Operatiivista ja strategista HR:ää

SD Worxin HR-järjestelmää on mahdollista hyödyntää niin strategisella kuin operatiivisella puolella. Operatiiviseen HR:ään kuuluvat esimerkiksi työntekijöiden terveystiedot, kuten tiedot sairausvapaista, sekä työajan, kulujen ja palkkatietojen tarkastelu. Strategisella puolella sen sijaan ovat muun muassa osaamisen ja suorituksen johtaminen sekä työntekijän urakehitykseen liittyvät tiedot.

Toimiva ja käytännöllinen järjestelmä hyödyttää kaikkia yrityksen työntekijöitä, sillä prosessien toimivuus heijastuu jaksamiseen ja työilmapiiriin. Se, että yrityksen toimintatavat ovat kunnossa, on positiivinen asia niin nykyisiä kuin tuleviakin työntekijöitä ajatellen.

– Jos ajatellaan esimerkiksi tilannetta, kun uusi työntekijä tulee ensimmäisenä päivänä työpaikalleen, on tärkeää, että hänellä on heti käytettävissä esimerkiksi tietokone, työpiste, kulkukortti ja kännykkä sekä muut tarvittavat työvälineet. Se viestittää, että sinusta huolehditaan, Mattila sanoo. 

Järjestelmä auttaa myös tässä. Jo ennen henkilön aloitusta esimiehelle on tullut järjestelmästä muistilista, joka muistuttaa esimiestä hoitamaan monet käytännön asiat kuntoon. Myös työntekijälle voi lähteä ajastetusti sähköposti, jossa kerrotaan, milloin ja minne hän tulee ensimmäisenä työpäivänä ja kuka hänet ottaa vastaan. Tämä kaikki viestii uudelle työntekijälle siitä, että hän on tervetullut ja että uudessa työpaikassa on toimivat prosessit. 

Aina ajantasaista tietoa

HR-järjestelmien käyttäminen alkaa yleistyä myös pienemmissä yrityksissä, joille tulevaisuudessa pystytään tarjoamaan entistä enemmän ketteriä ja kevyempiä ohjelmia. HR-järjestelmien hyödyntäminen onkin Mattilan mukaan tehokas tapa varmistaa, että tiedot ovat aina ajan tasalla ja että rutiinitehtäviä saadaan jalkautettua laajemmalle organisaatioon.

– Järjestelmä tehostaa toimintojen sujuvuutta ja esimerkiksi sitä, että esimiehet pystyvät tukemaan työntekijää entistä paremmin työsuhteen eri vaiheissa, Mattila summaa.