Kuinka valitsen oikean työajanseuranta- ja työvuorosuunnittelujärjestelmän? 6 vinkkiä

Koska markkinoilla on lukuisia työajanhallintaratkaisuja, lähes kaikki toimittajat pystyvät täyttämään perustarpeet. Tässä kuusi vinkkiä, joiden avulla löydät parhaan ratkaisun juuri sinun yrityksellesi:

1. Panostus integraatioon

Varmista, että ohjelmisto integroituu sujuvasti organisaatiosi nykyisiin tai tuleviin palkka- ja HR-järjestelmiin. Tämä tehostaa prosesseja ja parantaa toimintojen tehokkuutta.

2. Mukautuvuus kasvun tueksi

Valitse ohjelmisto, joka skaalautuu yrityksesi mukana ja mukautuu muuttuviin säädöksiin sekä operatiivisiin tarpeisiin. Toimittajat, joilla on sekä paikallista että kansainvälistä osaamista, ovat ihanteellisia siinä tilanteessa, jos yrityksesi toimii useammassa maassa tai tavoitteena on kasvaa globaalisti.

3. Käyttäjäkokemuksen merkitys

Käyttäjäystävällinen järjestelmä on välttämätön. Itsepalvelutyökalut, joiden avulla työntekijät voivat hallita omia aikataulujaan tai tiimin suunnittelua, lisäävät sitoutumista, vähentävät hallinnollisia tehtäviä ja antavat tiimeille enemmän valtaa hallita omaa aikaansa. 

4. Vaatimustenmukaisuus ja raportointi

Työajanseuranta- ja työvuorosuunnitteluohjelmistojen tulee helpottaa säädösten noudattamista, auttaa yrityksiä välttämään kalliita sanktioita ja varmistaa sujuvat auditoinnit. Läpinäkyvä ja tarkka raportointi parantaa päätöksentekoa ja tarjoaa arvokasta tietoa työvoiman suunnitteluun. 

5. Tietoturva

Valitse järjestelmä, jossa on vankka tietosuoja ja tietoturva työntekijöitä koskettavien tietojen turvallisuuden varmistamiseksi. Nykyisessä toimintaympäristössä tietoturva luo luottamusta, suojaa arkaluonteisia tietoja ja varmistaa säännösten noudattamisen. 

6. Tekoälypohjainen työvuorosuunnittelu

Kehittynyt tekoäly voi optimoida työvuorosuunnittelua, ennustaa tulevia henkilöstötarpeita ja automatisoida työkuorman jakamisen. Tämä auttaa yrityksiä vastaamaan operatiivisiin haasteisiin ja työvoiman muutoksiin ennakoivasti. 21 prosenttia eurooppalaisista ja 17 prosenttia suomalaisista yrityksistä käyttää jo tekoälyä työvuorosuunnittelussa. Tekoälyyn perustuvilla ennusteilla voidaan vähentää ylimiehitystä, valmistautua kausittaiseen kysyntään ja mukauttaa aikatauluja reaaliajassa työntekijöiden mieltymysten ja ulkoisten tekijöiden mukaan. 

Kun keskityt näihin tekijöihin, voit valita työajanseuranta- ja työvuorosuunnittelujärjestelmän, joka täyttää nykyiset tarpeet ja tukee yrityksesi pitkän aikavälin kasvua ja tavoitteita. Modernit ja innovatiiviset ohjelmistot auttavat yrityksiä pysymään vaatimustenmukaisina, turvallisina ja joustavina sekä parantamaan työntekijäkokemusta.