Palkka-asiantuntijan ammatti ei ole kadonnut – kyse työnkuvan muutoksesta

Palkkapalveluiden ulkoistaminen pelastaa pulasta silloin, kun yrityksen yksi ainoa palkka-asiantuntija vaikkapa sairastuu tai jää lomalle. Sijaisia on toisinaan haastavaa rekrytoida, ja kahden henkilön osaamisen ylläpitäminen yhtä tehtävää varten vaatii enemmän resursseja sekä lisää kustannuksia. Lisäksi ulkoistaminen voi tehostaa yrityksen toimintaa, sillä se vapauttaa työntekijöiden osaamista tuloksen tekemiseen.

Viime vuosina julkisessa keskustelussa on väläytelty, että palkka-asiantuntijan ammatti olisi vähitellen katoamassa kokonaan. Ehkä juuri siksi erityisesti nuoret eivät ole nähneet ammattia enää kovin vetovoimaisena, SD Worxin projektitiimin esihenkilö Karoliina Palkonen toteaa.

– Palkka-asiantuntijan työnkuva on osittain muuttunut, vaikkei ammatti sinällään ole kadonnut. Nykyään palkanlaskijan työssä korostuvat entistä enemmän esimerkiksi tekninen osaaminen sekä yhteistyö- ja asiakaspalvelutaidot, Palkonen sanoo. Nykyisin tehtävää kuvaakin parhaite nimike palkka-asiantuntija.

Sellaisesta vanhasta mielikuvasta, johon kuuluvat suuri laskin ja taustalla pyörivä palkkanauha, on astuttu monta askelta eteenpäin. Nykyään palkanlaskennan tehtävissä tärkeitä ovat työntekijän henkilökohtaiset ominaisuudet: ulkoistettuja palveluja tarjoavissa yrityksissä korostuu työntekijän kyky kohdata asiakas.

Tarpeen on myös taito ajatella asiakkaan pyynnöt valmiiksi ennakoivasti. Entistä tehokkaampien toimintatapojen esiin tuominen kuuluu hyvään asiakaspalveluun. Lisäksi työssä korostuu vahvasti kansainvälisyys.

Tarve ulkoistamiselle tulee usein henkilövaihdoksen yhteydessä

Palkanlaskennan ulkoistamista aletaan pohtia yrityksessä yleensä silloin, kun aiemmin tehtävää hoitanut henkilö irtisanoutuu tai jää eläkkeelle. Syynä voivat olla myös sairaustapaukset ja loma-aikojen sijaistaminen.

Yrityksessä saatetaan melko yllättäen havahtua tilanteeseen, että meillä ei ole parin viikon päästä palkka-asiantuntijaa ollenkaan, toteaa SD Worxin palkkapalveluiden esihenkilö Maija Heiniö. – Monet tapaukset liittyvät myös siihen, että rekrytointi koetaan vaikeaksi. Tai aletaan pohtia, onko rekrytointi ylipäätään järkevää, jos tehtävä ei vie täyttä työaikaa, Heiniö kuvailee.

Apu on muuttuvissa tilanteissa lähellä

Miten palkanlaskennan ulkoistaminen sitten hyödyttää yritystä, joka ostaa palvelun?

Ainakaan yrityksen ei sen jälkeen tarvitse huolehtia resurssoinnista, sijaisten järjestämisestä, palkanlaskentaan liittyvistä tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksista tai palkka-asiantuntijoiden osaamisen ylläpitämisestä. Eikä yrityksessä jäädä ilman palkka-asiantuntijaa, vaikka joku irtisanoutuisi yllättäen.

Yllättävien ongelmien ilmaantuessa apu on lähellä ja tukea saa sisäisesti. Asiakkaan ei myöskään tarvitse ylläpitää erilaisia järjestelmiä, sillä monella palkkapalvelujen ulkoistamista tarjoavalla yrityksellä on käytössään kehittynyt ja moderni palkkajärjestelmä.

Ulkoistus voi tarjota uusia kiinnostavia tehtäviä

Jos yritys päätyy ulkoistamaan palkanlaskentansa, palkka-asiantuntijan työtä aiemmin hoitaneesta henkilöstä usein tulee yhteyshenkilö palvelua ostavan ja palvelua tarjoavan yrityksen välille. Hän toimittaa materiaalia, selvittelee mahdollisia ongelmatilanteita, ottaa kantaa tai kokoaa yrityksen näkemyksen yrityskohtaiseen TES-tulkintaan ja ikään kuin toimii omassa organisaatiossaan palkka-asioiden konsulttina.

– Palkka-asiantuntijan näkökulmasta hänen tehtäväkenttänsä saattaa laajentuessaan tulla entistä mielenkiintoisemmaksi. Toisaalta on aina yrityksestä kiinni, miten resurssit käytetään, Heiniö sanoo.

– Kuitenkin osa siitä ajasta, mikä on aiemmin kulunut puhtaasti palkanlaskennan tehtäviin, voidaan käyttää nyt kaikkeen muuhun, mikä tukee yrityksen ydintoimintaa. Samalla tuottavuus paranee, Palkonen lisää.

Jokaisella tulkinnalla on kustannusvaikutus

Elokuussa 2022 voimaan astuva perhevapaauudistus vaikuttaa lähitulevaisuudessa palkanlaskennan tehtäviin. Uudistuksen myötä siirtymävaiheessa palkanlaskennassa täytyy ottaa huomioon kahdenlaisia perhevapaita muutosaikoineen.

– Monissa pienissä yrityksissä ei välttämättä ole osattu ajatella asiaa. Annamme asiakkaillemme hyvät ohjeet ja neuvot, mitä kaikkea asiasta täytyy palkanlaskennan näkökulmasta tietää ja mitä uudistuksen suhteen täytyy yrityksessä tehdä, Heiniö kuvailee.

SD Worxin vahvuus onkin lakimuutoksia seuraava virtuaalitiimi, jossa on asiantuntijoita yrityksen eri yksiköistä.

– Muutosten läpivienti ja toteuttaminen ovat varmalla pohjalla, kun lakimuutoksia seuraamassa on siihen perehtynyt tiimi. Etenkin kiireessä paineet voivat kasvaa suuriksi: jokaisella tehdyllä tulkinnalla on kustannusvaikutus – esimerkiksi, jos jotain tulkitaan vääriin, jotain saatetaan maksaa liikaa. Voi olla aika raskasta, jos palkka-asiantuntija tekee näitä lakitulkintoja yrityksessä yksin, Heiniö summaa.