Näin hyödynnät digitalisaation mahdollisuudet HR:ssä

Liiketoiminnan digitalisointi on parhaillaan kuuma puheenaihe myös henkilöstöhallinnossa. Edellytykset ja lopulliset ratkaisut ovat kuitenkin erilaisia eri yrityksissä. Järjestelmän valinta tulee helpommaksi, kun lähdetään miettimään erityisiä tarpeita ja prosesseja juuri omassa organisaatiossa. Tässä blogikirjoituksessa jaamme muutamia ajatuksia ja neuvoja siitä, mitä on hyvä ottaa huomioon, kun suunnitellaan HR:n digitalisointia.

Usein ajatellaan, että HR laahaa perässä, kun yrityksen liiketoimintaa digitalisoidaan. Samalla ajatellaan, että HR:n tulisi ottaa aktiivisempi rooli ”digitaalisessa dialogissa”. Viime vuosina tilanne on muuttunut. Selkeä trendi on, että esimiehet hoitavat itse enemmän HR:lle perinteisiä työtehtäviä. Myös paikasta riippumattomien ja automatisoitujen prosessien tarve on kasvanut. Kiinteiden työpisteiden merkitys on pienentynyt, kun työt voidaan hoitaa mobiililaitteilla etänä. Tämä asettaa uusia vaatimuksia henkilöstöhallinnon työlle ja tuelle, jota HR:n tulisi kyetä antamaan organisaatiolle.  

Tämä on kehitys, joka tuo paineita eri suunnista. Sekä esimiehet että yhä useammat henkilöstö- ja palkkahallinnon asiantuntijat arvostavat tehokkaampia ja sujuvampia prosesseja. Tätä mieltä on myös SD Worxin HR-tuotteiden kehityksen parissa työskentelevä Johan Lekberg.  Kun työntekijät pääsevät itse syöttämään tietojaan järjestelmään, jää HR:lle aikaa keskittyä strategisiin kysymyksiin, kuten esimerkiksi osaamisen hallintaan ja työnantajamielikuvan rakentamiseen.

Järjestelmän valinnalla on väliä

Jotta muutos kyettäisiin käsittelemään ja viemään läpi, tarvitaan yksinkertaisia ja käyttäjäystävällisiä järjestelmiä, jotka eivät vaadi erityisosaamista niiden käyttäjiltä. Tämän hetkisessä kehityksessä on paljolti kyse siitä, että automatisoidaan ja yksinkertaistetaan tylsiä ja usein toistuvia, työläitä prosesseja. HR-asiantuntijoiden säästynyt aika voidaan vaikka käyttää dialogin kehittämisen organisaation esimiesten ja työntekijöiden välillä.

Järjestelmän tarjoama tuki on tärkeässä roolissa digitaalisen muutoksen toteuttamisessa, mutta olennaista prosessin onnistumisen kannalta on se, kuinka onnistut sen osalta vastaamaan yrityksesi tarpeisiin. Kun keskustelemme asiakkaidemme kanssa, ovat järjestelmään liittyvät haasteet mukana keskusteluissa: esimerkiksi miten HRM-järjestelmä taipuu jatkuviin uudelleenorgansointeihin, ja miten järjestelmään pysyy integroimaan erilaisia henkilöstöhallinnon toimintoja.

Mikä ohjaa tarpeita? 

Johan Lekberg toteaa, että on olemassa kaksi aluetta, joissa tarve hyvään HR-järjestelmätukeen kasvaa: ensinnäkin työntekijöiden lisääntyvä liikkuvuus organisaatiossa, ja toiseksi tarvitaan työkaluja strategiseen HR-työskentelyyn, kuten esimerkiksi osaamisen ja suorituksen johtamiseen.

Vaativissa tehtävissä työskentelevien lahjakkaiden työntekijöiden pitäminen yrityksen palkkalistoilla koetaan usein organisaatioissa haastavaksi. Tällaisilla työntekijöillä on korkeat henkilökohtaiset kehitystavoitteet ja he toivovat, että heidän asioihinsa reagoidaan nopeasti. Heille työssä kehittymisen mahdollisuus on tärkeää, ja he toivovatkin yrityksen vastaavan näihin tarpeisiin. Tämä luo paineita kehittää yksinkertaiset ja tehokkaat rutiinit, ja saada käyttöön selkeät ja sopivat seurantaohjelmat. Järjestelmän valinnalla on tässä suuri merkitys.

Globalisaatio on toinen tekijä, joka määrittelee järjestelmätarpeita. Tiimien jäsenet voivat työskennellä usein eri maissa, esimerkiksi esimies yhdessä ja tiimiläiset toisessa. Myös asiakkaat voivat fyysisesti sijaita eri maassa.

Työntekijöiden rekrytoinnissa on tärkeää löytää ne henkilöt, joilla on oikeaa osaamista. Sillä, missä maassa tai toimipaikassa työntekijä työskentelee, on vähemmän merkitystä. Järjestelmällä on tärkeä tehtävä etätyöskentelyn helpottamisessa. On tärkeää, että etänä työskentelevä henkilö tuntee kuuluvansa yritykseen, ja että työnteko on helppoa ja mutkatonta. Automatisointi tulee olemaan itsestäänselvyys jo aivan lähitulevaisuudessa. Olemme kauan keskustelleet paperittomasta yhteiskunnasta. Mielestämme kuitenkin vasta nyt näemme merkkejä siitä, että digitaalista tukea todella kehitetään – sellaista, joka myös helpottaa ja yksinkertaistaa prosesseja. Kysymys on lähinnä siitä, miten pitkä aika kehitykseen menee.

Kolme vinkkiä matkalle digitaaliseen HRM/HCM:ään

Kun prosesseista tulee yhä delegoidumpia, kasvavat vaatimukset käyttäjäystävällisistä järjestelmistä, jotka ovat kaikkien ulottuvilla. Nämä tarpeet heijastuvat HR- ja palkkajärjestelmien kehittämiseen ja tuloksena ovat kokonaisvaltaiset HRM-ratkaisut, jotka on kytketty HR Masteriin, joka taas luo pohjan koko henkilöstöhallinnon työlle.

Kun HR:n ja palkkahallinnon digitaalista kehittämisprojektia aloitellaan, on tärkeää, ettei oteta heti alkuun liian suurta projektia. Liikkeelle kannattaakin lähteä yrityksen prosesseista ja todellisista tarpeista, sanoo Johan Lekberg, ja antaa vielä kolme neuvoa:

1. Aloita toistuvista, työläistä prosesseista: esimerkiksi tunti-, kuitti- ja poissaoloraportoinneista, työvuorojen suunnittelusta ja loma-anomuksista. Onko näille tällä hetkellä olemassa järjestelmätukea? Mitkä näistä olisi mahdollisuus tehdä helpommin ja nopeammin?
2. Jatka sen jälkeen HR:n strategisista prosesseista, kuten tuesta esimiehille ja työntekijöille, rekrytoinneista, järjestelmästä, joka tukee tavoitteiden asettamista ja kehityskeskusteluja ja vapaiden työpakkojen täyttämisestä sisäisillä hauilla.
3. Ole avoin uusille työtavoille ja valitse järjestelmätuki sen perusteella, mikä helpottaa työskentelyä ja lisää saavutettavuutta ja liikkuvuutta organisaatiossasi.