Näennäisdigitalisaatio syö tehokkuutta – järjestelmät olemassa, mutta manuaalinen työ piilee prosesseissa

Moni organisaatio on siirtänyt toimintojaan digitaaliseen ympäristöön, mutta prosessit tai liiketoimintamallit vaativat edelleen tehotonta manuaalista työtä. Ilmiössä on kyse näennäisdigitalisaatiosta, ja se saattaa käydä yritykselle kalliiksi. 

Digitalisaatio jyllää yhteiskunnassamme kaikkialla, mutta SD Worxin Presales Manager Sonja Nurmi näkee viitteitä myös toisesta ilmiöstä: näennäisdigitalisaatiosta, joka johtaa pahimmillaan taloudellisiin menetyksiin. 

– Näennäisdigitalisaatiosta on kyse, kun yrityksessä on investoitu moderneihin ja automatisoituihin tietojärjestelmiin, mutta osa prosesseista tehdään edelleen manuaalisesti, Nurmi kuvailee. 

Tieto syötetään digitaalisesti, paperi kulkee kädessä 

Nurmella riittää esimerkkejä näennäisdigitalisaatiosta. 

Yrityksessä voi esimerkiksi olla kallis automatisoitu työajanhallintajärjestelmä, jonne tapahtumat kirjataan, mutta kun asiaa tutkitaan tarkemmin, paljastuukin, että tietty osa prosessista pitää edelleen tehdä manuaalisesti. 

Esimerkiksi sairaslomien kirjausprosessissa saattaa olla kankeutta. Ne voidaan kirjata sujuvasti järjestelmään, josta ne siirtyvät integraation avulla palkanlaskentaan, mutta varsinainen sairaslomatodistus pitääkin edelleen viedä palkanlaskijalle paperisena. 

Näennäisdigitalisaatiossa organisaatiot ovat siis siirtäneet perinteisiä toimintojaan digitaaliseen ympäristöön ilman, että prosessit tai liiketoimintamallit ovat todella muuttuneet. 

– Tällöin ei tehosteta koko kokonaisuutta. Kun katsotaan konepellin alle, kokonaisuuden sijaan on tehostettu vain osaa kokonaisuudesta tai jopa vain siirretty manuaalisia tehtäviä toiseen kohtaan prosessia. 

Automatisointi toiveena, rutiineissa piilee turhaa työtä 

Nurmen mukaan yritysasiakkaiden toivomuslistalla on nykyään ennen kaikkea kaksi asiaa: halu automatisoida tehtävät ja tehostaa toimintoja. Omituisia, manuaalisia ja työläitä työvaiheita löytyy kuitenkin edelleen yritysten toiminnoista, vaikka halu automatisoinnille on kova. 

– Myös lomatoiveet saatetaan edelleen kirjata paperille kahvihuoneen jääkaapin oveen. 

Prosessi ei ole täydellisesti digitalisoitu myöskään silloin, kun uusi työntekijä palkataan ja työsopimus odottaa toimitusjohtajan työpöydällä, vaikka sen voisi hyväksyä digitaalisesti pankkitunnuksilla. 

– Välillä siis kapsahdetaan näennäisdigitalisaatioon, eikä olla tehty asioita järkevästi, vaikka järjestelmät ovat käytössä, Nurmi sanoo. 

Manuaalisiin prosesseihin liittyy niin ikään tietoturvariski, kun papereita makaa pöydällä – toisin kuin silloin, jos tiedot ovat turvassa järjestelmässä. 

Kokonaisuuden hahmottaminen voi uuvuttaa 

Kun yrityksen toiminnot halutaan automatisoida, Nurmen mukaan on tärkeää huolehtia kokonaisuudesta. 

– Digihankkeet eivät ikinä ole pelkästään järjestelmähankkeita, vaan niillä muutetaan organisaatioiden toimintatapoja. Sen vuoksi kokonaiskuvan kartoittaminen on yksi olennaisin edellytys sille, että digitalisaatio etenee ja toiminta tehostuu. 

Kun ostetaan uutta teknologiaa, jonka halutaan automatisoivan prosesseja, pitää miettiä kokonaisuutta ja huolehtia siitä, että kokonaisprosessia kehitetään, Nurmi painottaa. 

Kokonaisuuden hahmottaminen on kuitenkin asia, joka koetaan usein kaikista haastavimmaksi. 

– Aistin asiakkaissa taisteluväsymystä. Digitalisaatio nähdään Pandoran lippaana, ja isoimpana haasteena koetaan juuri kokonaisuuden kartoittaminen. 

Nurmen mukaan tällöin kannattaa etsiä osaava kumppani, joka miettii asiakkaan kokonaistilannetta ja auttaa eteenpäin. 

– Kokonaisuuden kartoittamiseen pitää osallistuttaa myös sidosryhmät, ei pelkästään IT- ja HR-henkilöstö, ja työntekijöiden ja esimiesten on oltava keskiössä. 

Ulkopuolinen voi auttaa katsomaan uudesta vinkkelistä 

Näennäisdigitalisaatiosta on mahdollista päästä Nurmen mukaan eroon, kun uskalletaan “kurkistaa konepellin alle”. Usein ihmiset omalla työpaikallaan eivät edes tajua kyseenalaistaa jotain asiaa, koska se on aina tehty niin. 

Nurmi suosittelee, että organisaatioissa rohkaistuttaisiin hyödyntämään alan ammattilaisten parhaita käytäntöjä. 

– Tavoitteena on saada työntekijöiden päässä naksahtamaan, että näinkin sen voi tehdä. 

Nurmen mukaan HR:n merkitys on siirtymässä prosesseista ihmisiin. Kun kokonaisprosesseja kehitetään, hän kannustaa kaikkia pitämään myös työntekijän kokemuksen mielessä. 

– Kokonaisuutta miettiessä hankkeeseen tulee ottaa mukaan myös kaikki oleelliset sidosryhmät. On ymmärrettävä, että erilaiset digihankkeet eivät ole pelkän IT-osaston hanke, vaan ne koskevat lukuisia henkilöitä organisaation eri osastoilla. 

Inklusiivisuudesta apua digitalisaation etenemiseen 

Nurmen mukaan prosessien uudelleen miettiminen ja henkilöstön osallistaminen on loistava tilanne pitää mielessä yksi nopeimmin korostuvista HR-trendeistä: työntekijän tarve kokea inkluusiota eli johonkin kuulumista. 

Nurmi huomauttaa, ettei kannata lannistua, jos edelleen tunnistaa omassa organisaatiossaan osittain manuaalisia prosesseja. 

– Nykyteknologian ansiosta koko pakkaa ei tarvitse laittaa uusiksi, riittää kun manuaaliset vaiheet tunnistetaan ja ne eheytetään osaksi automatisoitua kokonaisuutta. 

Kun yrityksen digitalisaatio on loppuun hiottu ja automatisoidut prosessit tehostavat toimintoja, työntekijöiden aikaa vapautuu arvokkaampiin tehtäviin. Parhaimmassa tapauksessa yrityksen tulos kasvaa, kun manuaaliset prosessit vievät vähemmän aikaa. 

– Lopulta on kyse siitä, pääsevätkö työntekijät keskittämään aikaansa liiketoiminnalle arvoa tuoviin tehtäviin. Myös työntekijöiden – niiden, jotka järjestelmiä käyttävät – työntekijäkokemus paranee.