Laki asettaa rekrytoinnille reunaehdot

Kilpailu parhaista osaajista on nyt kovempaa kuin koskaan aikaisemmin. Rekrytointia koskeviin lakeihin ja säädöksiin perehtyminen on kaiken lähtökohtana, kun yritys lähtee etsimään joukkoihinsa uutta työkaveria.

Onnistunut rekrytointi vaikuttaa suoraan yrityksen menestykseen ja työyhteisön hyvinvointiin. Rekrytointiprosessi on myös työntekijän ensimmäinen kosketus organisaatioon.

Sujuvalla, avoimella sekä työnhakijoita kunnioittavalla rekrytoinnilla organisaatiolla on mahdollisuus jättää positiivinen muistijälki itsestään suhteessa jokaiseen työnhakijaan. Lainsäädännön velvoitteiden noudattaminen asettaa minimivaatimukset rekrytointiprosessille ja toimii perustana työnantajakuvan rakentamiselle.

Lainsäädäntö raamittaakin rekrytointiprosessia monella eri tavalla.

– Lain vaatimukset tulee ottaa huomioon jo ennen rekrytoinnin käynnistämistä, kun arvioidaan, voidaanko työtä tarjota omille tai muille etusijalla oleville työntekijöille, kuten osa-aikaisille tai mahdollisen takaisinottovelvoitteen piirissä oleville. Lisäksi on hyvä muistaa huomioida organisaation omat sisäiset rekrytointikäytännöt ensin. Useissa organisaatioissa halutaan tukea osaamisen kehittämistä ja urapolkuja ja kannustaa omaakin henkilöstöä liikkumaan sisäisesti erilaisissa tehtävissä, HR Legal Services Oy:n työsuhdejuristi Anastasia Strandberg kertoo.

Lakia noudattamalla voi välttää riskit

Jos rekrytoinnille on olemassa peruste, rekrytointiprosessi lähtee liikkeelle rekrytointi-ilmoituksen laatimisesta, Strandberg sanoo. Tämä raamittaa koko rekrytointiprosessia alusta loppuun saakka.

– Tämän ohella juridiikan reunaehdot vaikuttavat rekrytointiprosessissa muun muassa siihen, miten työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään, mitä soveltuvuusarviointien hyödyntäminen edellyttää ja kuinka syrjinnän kielto vaikuttaa myös työpaikkahaastatteluun ja valintaprosessiin. Tuoreen oikeuskäytännön myötä jokaisen työnantajan on myös syytä arvioida omat käytännöt ja toimintatavat muun muassa palkka-avoimuudessa, Strandberg lisää.

Strandberg huomauttaa, että lainsäädännön velvoitteiden noudattaminen on välttämätöntä, jotta yrityksessä voidaan ylipäänsä välttää oikeudelliset riskit.

– Jos yrityksessä ei tunneta lainsäädännön vaatimuksia rekrytoinneille, sille voi koitua mainehaittoja ja pahimmassa tapauksessa jopa korvausvelvollisuus ja oikeuskuluja.

Syrjinnän kielto ja henkilötietojen suoja keskiössä

Syrjinnän kielto vaikuttaa rekrytointi-ilmoituksen laatimisesta aina valintapäätökseen saakka. Rekrytointiprosessin tulee olla avoin, oikeudenmukainen ja tasapuolinen kaikkia työnhakijoita kohtaan. Hakijoita tulee kohdella rekrytointiprosessissa tasapuolisesti ja valintapäätökset pitää pystyä perustelemaan työtehtävän asettamien vaatimusten kautta.

Syrjintätapaukset voivat olla kohtalokkaita yrityksen maineelle, ja lainsäädäntö kieltääkin ehdottomasti syrjivän kohtelun jo rekrytoinnissa.

– On tärkeää, että rekrytointi perustuu puhtaasti työtehtävän vaatimuksiin ja että työnhakijoiden pätevyyttä, osaamista ja sopivuutta arvioidaan suhteessa työn ja yrityksen toiminnan kannalta tarpeellisiin seikkoihin. Haastattelussa ei saa esittää kysymyksiä, joilla ei ole liityntäpintaa näihin, ja valintaprosessissa tulee pitäytyä objektiivisissa valintakriteereissä, Strandberg toteaa.

Syrjintäkiellon lisäksi rekrytoinnissa on otettava ehdottomasti huomioon henkilötietojen lainmukainen käsittely.

– Työnhakijoilla tulee olla mahdollisuus tutustua rekrytoinnin tietosuojaselosteeseen, jossa avataan muun muassa se, mitä tietoja työnhakijoista käsitellään ja missä tarkoituksessa. Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että työnhakijoista käsitellään vain tarpeellisia tietoja ja että tiedot on kerättävä ensisijaisesti työnhakijalta itseltään. Henkilötietojen käsittelyssä tapahtuvat virheet voivat pahimmassa tapauksessa johtaa tietosuojarikkomuksiin ja merkittäviin sakkoihin, Strandberg huomauttaa.

Työsopimuksen solmiminen luo perustan uudelle työsuhteelle

Kun rekrytointiprosessissa on edetty ja valintapäätös on tehty, on aika solmia työsopimus tehtävään valitun kanssa. Työsopimus on yksittäisen työsuhteen perusta ja työsuhteen keskeisin dokumentti.

– Työsopimus sisältää keskeisimmät ehdot, joita työsuhteen osapuolet sitoutuvat noudattamaan. Vaikka laki ei vaadi työsopimukselta mitään määrämuotoa, sen laatiminen kirjallisesti tai sähköisesti on sekä työnantajan että työntekijän intressissä, Strandberg sanoo.

Strandbergin mukaan työnantajan tulee varmistaa, että työsopimus sisältää tarvittavat tiedot ja että se on riittävän joustava ja samalla kuitenkin selkeä, jotta molemmilla osapuolilla on yhteinen käsitys siitä, millä ehdoilla yhteistyössä lähdetään liikkeelle.

Kokonaiskuva selville koulutuswebinaarista

HR-alan ammattilaisen on hyvä olla tietoinen rekrytointiin liittyvistä juridisista seikoista ja hankkia tarvittaessa asiantuntija-apua varmistaakseen, että rekrytointiprosessi toteutetaan lainmukaisesti.

Onko sinulla kokonaiskäsitys rekrytoinnin juridiikasta? Ilmoittaudu maanantaihin 5.6.2023 mennessä koulutuswebinaariimme, josta saat tiiviin kokonaiskuvan rekrytoinnin juridiikasta sekä rekrytoinnissa huomioitavista käytännön asioista.