Manuaalisten ja muistinvaraisten tehtävien vähentyessä HR-palvelun laatu paranee ja asiantuntijan arki helpottuu

Digitalisaatiossa on kyse siitä, että usein toistuvia ja työläitä prosesseja, joihin ihminen ei tekemisellään tuo lisäarvoa, automatisoidaan ja järkeistetään teknologian tuomin mahdollisuuksin. HR:ssä manuaalisista rutiineista vapautuminen tuo asiantuntijoille kauan kaivattua työaikaa henkilöstön, prosessien ja liiketoiminnan kehittämiseen. Maailma ympärillämme muuttuu ja vaikuttaa sekä liiketoiminnan tarpeisiin, että työn luonteeseen. On entistä tärkeämpää, että työaikaa käytetään oikeiden tehtävien tekemiseen ja niitä tehdään oikea-aikaisesti.

Työn murros luo uusia tarpeita tukijärjestelmille

Viime vuosina on ollut nähtävissä selkeä trendi, jossa esimiehet hoitavat yhä enemmän sellaisia tehtäviä, jotka ovat perinteisesti kuuluneet HR:lle. Tämän muutoksen myötä on entistä tärkeämpää, että tehtävät ovat hoidettavissa helposti, eikä työaikaa kulu niiden suorittamiseen manuaalisesti. Tämä on lisännyt myös paikasta riippumattomien ja automatisoitujen prosessien tarvetta.

HR:n on tärkeää valmistautua ja varustautua työn murrokseen ja sitä seuraaviin muutoksiin. Vähentämällä manuaalisesti tehtävien rutiinien osuutta ja dokumentoimalla kaikki tärkeä ja olennainen tieto samaan paikkaan varmistetaan, ettei toiminta ole haavoittuvaa. Kun toimintamallit ovat tehokkaat ja tukevat liiketoiminnan tarpeita, sekä HR, että koko organisaatio kykenee huolehtimaan tehokkaasti ja luotettavasti kaikista HR:ään ja palkanmaksuun liittyvistä tehtävistään.

Järjestelmän tuki arjen helpottajana

Älykkäiden järjestelmien avulla tuodaan huomattavaa helpotusta ja tehoa niin HR- asiantuntijoiden, kuin esimiestenkin arkeen. Järjestelmien sisäisten työnkulkujen ansiosta erilaiset tehtävät ja toimeksiannot ovat hoidettavissa luotettavasti ja näppärästi: esimerkiksi työsuhteiseen liittyvissä muutoksissa järjestelmä tukee ja ohjaa käyttäjää organisaation prosessien mukaisesti, jolloin käyttäjän ei tarvitse käyttää aikaansa pohtiessaan mitä kirjauksia tulisi tehdä ja minne. Esimerkiksi automaattisilla huomautuksilla työsuhteissa tapahtuvista muutoksista säästetään arvokasta työaikaa, kun manuaalisten listojen seuraaminen häviää.  Myös erilaisten dokumenttien luonti, hyväksyntä ja jopa allekirjoitus ovat hoidettavissa tehokkaasti sähköisesti järjestelmän varmistaessa, että tarvittavat kentät tulevat täytettyä.   

Järjestelmällä on tärkeä tehtävä myös etätyöskentelyn helpottamisessa. Liiketoiminnan näkökulmasta on varsin olennaista, että työntekijöillä on mahdollisuus hoitaa työntekoon ja henkilöstöhallintoon liittyviä velvollisuuksia myös ollessaan poissa toimistolta. Työntekijöillä on myös oltava valmiudet hoitaa tehtävänsä helposti ja mutkattomasti. Paperittomasta toimistosta on puhuttu pitkään, kuitenkin vasta nyt on nähtävissä merkkejä siitä, että digitaalista tukea todella kehitetään myös HR:ssä – sellaista, joka helpottaa ja yksinkertaistaa prosesseja ja tukee tekemistä aidosti. Mitä enemmän tehtävien suorittaminen edellyttää paperilomakkeiden täyttämistä ja palauttamista, sitä suuremmaksi riskit HR-palveluiden näkökulmasta nousevat.

Luotettavuutta palkkapalveluihin

HR-järjestelmällä on olennainen rooli myös palkanlaskennan näkökulmasta. Hitaat ja aikaa vievät prosessit voivat pahimmillaan vaarantaa palkanmaksun, ja se jos mikä haastaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja työntekijäkokemusta. Lisäksi esimerkiksi kansallinen tulorekisteri on tuonut uusia vaatimuksia palkanlaskennan kokonaisuuteen. Takautuvat korjaukset eivät ole enää tehtävissä samoin kuin aiemmin, vaan tiedolta edellytetään entistä parempaa tarkkuutta ja oikeellisuutta. Tehokkaalla ja toimivalla HR-järjestelmällä tuetaan siis paremmin myös palkanlaskentaa, kun oleellinen tieto palkanmaksun osalta kyetään erottelemaan ja siirtämään palkanlaskentaan oikea-aikaisesti.

Data, analytiikka ja raportointi

Esimiesten työ perustuu laajalti tietoon. Mikäli toimintamallit ovat manuaalisia ja tietoja kerätään ja tallennetaan manuaalisesti eri järjestelmiin, vaikeuttaa se esimiesten mahdollisuuksia tehdä päätöksiä ja johtaa tekemistä tietoon perustuen. Jos esimiehet toimivat sokkona, käyttäen aikaansa kerätessään tiedonjyviä eri järjestelmistä ja yrittäessään hahmottaa kokonaisuutta ja kerätä ymmärrystä tiimistään, kuluu aika epäolennaiseen tekemiseen, jolla on vaikutuksia työntekijäkokemukseen saakka.

Myös liiketoimintajohto odottaa HR:ltä erilaisia raportteja usein nopealla aikataululla. Datan tulee olla helposti saatavilla ja helposti ymmärrettävissä. Kun manuaalisista prosesseista luovutaan, helppokäyttöisellä järjestelmällä taataan, että tieto on ajan tasalla ja raportoitava data laadukasta. Mikäli tieto ei ole laadukasta tai luotettavaa, ei organisaatiossa voida tehdä oikeita johtopäätöksiä tai kehittää toimintaa tarpeen mukaisesti.