Tiedekeskus Heureka: saumatonta ja sujuvaa henkilöstö- ja palkkahallintoa

Toimiva henkilöstö- ja palkkahallinnon kokonaisuus 

SD Worxin ratkaisu yhdisti palkkaohjelman, henkilöstöjärjestelmän, matkalaskut, kehityskeskustelut ja osaamisen kehittämisen yhdeksi kokonaisuudeksi, joka tuo tehokkuutta ja sujuvuutta arkeen. SD Worx HR -järjestelmän ydin on People, jonka avulla hallitaan henkilö- ja työsuhdetietoja. Yksi iso muutos edelliseen HR-ohjelmaan verrattuna on se, että uuden järjestelmän avulla työsopimukset voidaan nyt laatia ja allekirjoittaa sähköisesti. Tämä nopeuttaa prosesseja ja poistaa tarpeen juosta allekirjoitusten perässä sekä parantaa saavutettavuutta. ”Sopimukset ovat nyt myös työntekijän nähtävillä järjestelmässä, ennen ne olivat paperikaapissa”, toteaa Jokio. 

Muita Heurekan käyttöönottamia SD Worx HR -järjestelmän osia ovat kehityskeskusteluihin ja tavoitteiden hallintaan tarkoitettu Perform sekä osaamisen kehittämisen työkalu Competence. Perform-työkalussa esihenkilöt voivat luoda keskustelupohjia, seurata tavoitteiden etenemistä ja dokumentoida keskustelut. Perform on auttanut Heurekaa saamaan kehityskeskusteluista strukturoituja, ja tavoitteiden seuranta onnistuu vuoden mittaan. Työntekijät voivat itse raportoida edistymistään, mikä lisää sitoutumista ja läpinäkyvyyttä. Competencen avulla työntekijät voivat anoa koulutuksia järjestelmän kautta, ja osaamisen kehittämistä voidaan seurata keskitetysti. Tämä tukee organisaation kilpailukykyä ja työntekijöiden motivaatiota. 

Matka- ja kululaskuohjelma Expense oli Heurekan käytössä jo aikaisemmin, mutta nyt se on integroitu osaksi kokonaisjärjestelmää. ”Matkalaskut voidaan tehdä mobiilisovelluksessa jo reissussa, ja hyväksyntä sujuu nopeasti. Tämä on vähentänyt manuaalista työtä ja nopeuttanut prosesseja”, korostaa Jokio. 

HR-järjestelmän kanssa samaan aikaan otettiin käyttöön myös SD Worx Verkkopalkan lisäominaisuus eLiksa sekä automatisoidut työnkulut mahdollistava SD Worx Portal. 

”eLiksa on todella kätevä. Palkkalaskelma tulee sinne heti, kun palkka on laskettu. Lisäksi sovellus ilmoittaa, milloin työntekijän on aika hankkia uusi verokortti. eLiksan kautta työntekijä voi myös toimittaa lääkärintodistuksen ja anoa lomarahat vapaaksi. Portalin kautta päälliköt kirjaavat palkkiolomakkeet palkkaohjelmaan. Ennen tämä tehtiin paperilomakkeella, mikä hidasti palkkion maksamista saajalle, koska hyväksyjän allekirjoituksen saaminen saattoi kestää”, Jokio kertoo. 

Heurekan jo vuodesta 1989 käyttämä SD Worx W -palkkajärjestelmä toimii nyt saumattomasti yhteen henkilöstöjärjestelmän kanssa, mikä vähentää manuaalista työtä ja virheriskejä. ”Esimerkiksi uusien työntekijöiden tiedot tai muutokset henkilötiedoissa siirtyvät helposti henkilöstöohjelmasta palkkaohjelmaan ilman, että henkilöstösuunnittelijan pitää siirtää tietoja käsin”, Jokio kertoo.
 

Ripeä ja onnistunut käyttöönotto

Yhteistyön sujuvuus oli Jokion mukaan ratkaisevaa HR-järjestelmän käyttöönottoprojektin onnistumiselle. Pitkään jatkuneen yhteistyön ja saman yhteyshenkilön ansiosta asiointi on ollut helppoa. Itse käyttöönotto sujui suunnitellussa aikataulussa kahden SD Worxin asiantuntevan konsultin tuella.

SD Worxin puolelta käyttöönottoprojektissa mukana ollut sovelluskonsultti Taina Mattila kehuu yhteistyötä Heurekan kanssa Perform-työkalun käyttöönotossa: ”Projektin aikana katsoimme yhdessä Heurekan kanssa, miten voimme hyödyntää järjestelmän ominaisuuksia niin, että saamme suurimman mahdollisen hyödyn järjestelmästä ja erilaisista automatisoinneista Heurekalle. Loimme hyvässä yhteistyössä erilaisia keskustelupohjia, ja lopputulos on hyvä sekä omasta että myös asiakkaan mielestä. Perform-työkalun konfigurointi ja käyttöönotto vei asiakkaan tehokkaan päätöksenteon takia poikkeuksellisesti vain noin puolet normaalista käyttöönottoon kuluvasta ajasta.”
 

Helpotusta esihenkilön työpäiviin

SD Worx HR -järjestelmän käyttöönotto on sujuvoittanut Heurekan esihenkilöiden arkea monella eri tavalla. Parinkymmenen työntekijän yksikköä vetävä innoituspäällikkö Pia Mäkelä kertoo päässeensä jo käyttämään järjestelmää monipuolisesti: tutuksi ovat tulleet niin perhevapaa- ja koulutusanomukset, työsopimusten tekeminen kuin kehitys- ja adhoc-keskustelutkin. Perhevapaa-anomusten ja työsopimusten osalta varsinkin SD Worx HR -järjestelmän sähköiset allekirjoitukset ovat helpottaneet prosessia, kun sopimukset voidaan tehdä valmiiksi järjestelmän puitteissa, eikä lomakkeita tarvitse printtailla. Järjestelmässä on myös valmiina vaihtoehdot erityyppisille työsopimuksille (kokoaikainen, määräaikainen, osa-aikainen).

”Kehityskeskustelujen osalta olen pitänyt erityisesti siitä, että keskustelukutsun pystyy luomaan suoraan järjestelmässä, ja asetettavien tavoitteiden etenemistä voi myös vuoden mittaan raportoida järjestelmässä. On myös hyvä, että henkilöstöjärjestelmä ja kulukorvaukset (Expense) löytyvät nyt saman linkin takaa”, iloitsee Mäkelä.
 

Selkeitä hyötyjä uudesta HR-järjestelmästä

HR-järjestelmän uudistus on tuonut Heurekalle jo toivottuja muutoksia ja selkeitä hyötyjä. Manuaalinen tiedonsiirto on poistunut ja prosessit ovat nopeutuneet, mikä säästää aikaa ja tuo lisää tehokkuutta. Työsopimukset ja muut tiedot ovat sähköisessä muodossa niin päällikön kuin työntekijän nähtävillä. 

Perform-ohjelman avulla kehityskeskustelut ovat strukturoituja ja tavoitteiden etenemistä voidaan seurata vuoden mittaan. Työntekijät osallistuvat nyt aktiivisemmin prosessiin. ”Kehityskeskustelujen kysymykset saivat kehuja – ne ovat nyt selkeitä ja hyödyllisiä”, Tiina Jokio toteaa.

Työntekijäkokemus on parantunut myös eLiksan ansiosta, kun työntekijät voivat hoitaa sen kautta asioita helposti.

Erityisen tyytyväisiä Heurekassa ollaan siihen, että kaikki henkilöstöön liittyvät tiedot ovat nyt yhdessä paikassa ja asianosaisten saatavilla nopeasti – tämä säästää aikaa ja vaivaa koko organisaatiolta.