Yksi järjestelmä toi selkeyttä ja tehokkuutta HR- ja palkkaprosesseihin
Toimiala
Yksityinen sektori
Ratkaisu
HR-järjestelmä
Palkkajärjestelmä
Yritys
Yli 250 työntekijää
HR Operations Manager Johanna Finström-Sara kertoo, kuinka SD Worxin HR- ja palkkaratkaisut ovat vähentäneet manuaalista työtä, lisänneet tarkkuutta ja tuoneet uutta läpinäkyvyyttä arkeen Prohocilla. Lisäksi ratkaisut tukevat yrityksen kansainvälistymistä ja antavat työntekijöille selkeän näkymän omiin tietoihinsa.
HR-järjestelmä liiketoiminnan tukena
Prohoc on teollisuuden toimialalla toimiva yritys, joka tarjoaa projektinjohtamista, asiantuntijapalveluita, tuotannon kokoonpano- ja asennusratkaisuja sekä huolto- ja kunnossapitopalveluita. Yhtiöllä on noin 380 työntekijää Suomessa sekä toimintaa useissa maissa.
HR Operations Manager Johanna Finström-Sara vastaa Prohocilla HR-prosessien kehittämisestä sekä johtaa Suomen HR- ja palkkahallinnon osaajista koostuvaa tiimiä.
”Minulle on tärkeää, että järjestelmät tukevat liiketoimintaa HR:n näkökulmasta. Samalla haluan varmistaa, että työntekijälle käyttö on mahdollisimman helppoa ja että hän näkee omat tietonsa sujuvasti yhdestä paikasta”, Finström-Sara kertoo.
Haasteena hajanaiset järjestelmät
Kasvun ja kansainvälistymisen myötä HR- ja palkkahallinnon prosessien kehittäminen ja yhtenäistäminen nousi keskeiseen rooliin.
“Aiemmin meillä oli käytössä useita eri järjestelmiä eri palveluiden tarpeisiin, mikä toi mukanaan päällekkäistä työtä ja manuaalisia vaiheita. Halusimme löytää ratkaisun, joka toimii saumattomasti kaikissa palveluissamme ja tukee yrityksen kasvua sekä kansainvälistymistä,” Finström-Sara kertoo.
Kun järjestelmiä oli useita, tiedon ylläpito ja raportointi vaativat runsaasti käsityötä.
“Heti kun käytössä on useampi järjestelmä, päivittäminen järjestelmästä toiseen tai raportointi muuttuu helposti hyvin manuaaliseksi. Siksi oli tärkeää löytää kokonaisuus, joka kokoaa tiedot yhteen ja tekee työstä sujuvampaa,” Finström-Sara kuvaa.
“Haimme järjestelmää, joka olisi helppokäyttöinen sekä työntekijälle että hallinnolle – ja jonka taustalla on jatkuva kehitys. SD Worxin ratkaisut vastasivat tähän tarpeeseen,” hän lisää.
SD Worxin ratkaisut käytössä
Prohoc päätyi valitsemaan SD Worxin SaaS-pohjaiset ratkaisut: SD Worx W -palkkajärjestelmän sekä SD Worx HR -järjestelmän. “Demovaiheessa minut vakuutti erityisesti kokonaisuuden monipuolisuus ja se, kuinka paljon pystyn itse muokkaamaan järjestelmää. Voin hallita käyttäjäoikeuksia ja prosesseja ilman, että aina tarvitsee kääntyä tuen puoleen – se säästää aikaa ja antaa joustavuutta”, Finström-Sara kertoo.
Myös työntekijöiden näkökulma painoi vaakakupissa. “Halusimme ratkaisun, joka on työntekijälle mahdollisimman helppo käyttää. On tärkeää, että jokainen näkee omat tietonsa selkeästi ja luotettavasti.”
Vähemmän manuaalityötä, enemmän aikaa olennaiseen
Vaikka käyttöönotto on vielä kesken ja integraatioita rakennetaan, Finström-Sara näkee jo nyt merkittäviä hyötyjä.
”Olen huomannut manuaalisen työn vähentymisen. Kun tiedot löytyvät yhdestä järjestelmästä, se tuo ajankäytön säästöä, lisää tarkkuutta ja parantaa läpinäkyvyyttä. Meillä on vielä opeteltavaa sen suhteen, että kaikki tiedot todella löytyvät yhdestä paikasta, mutta muutos näkyy silti jo nyt arjessa”, hän kertoo.
Myös palkanlaskennan työ on helpottunut. ”Nyt palkanlaskijat pystyvät tuuraamaan toisiaan aivan eri tavalla kuin ennen. Yksi järjestelmä lisää luottamusta tiedon oikeellisuuteen ja mahdollistaa myös historiadatan hyödyntämisen uudella tavalla.”
Selkeä ja sujuva käyttöönotto
Käyttöönottoprojektissa Finström-Sara arvosti erityisesti SD Worxin selkeää ja käytännönläheistä toimintatapaa:
“Pidin siitä, että aina tiedettiin, mitä milläkin kerralla käsitellään ja mitä pitää valmistella seuraavaksi. Samalla minut opetettiin pääkäyttäjäksi – sain tehdä itse ja opin samalla.”
Yhteistyön jatkolta Prohoc odottaa avointa dialogia ja jatkuvaa kehitystä. “Toivon, että pääsemme yhdessä viemään järjestelmää eteenpäin. Olen jo huomannut käyttäneeni järjestelmää tavoilla, joita ei aiemmin oltu ajateltu. Toivon, että tällaisista havainnoista syntyy keskustelua ja uusia kehitysideoita yhdessä SD Worxin kanssa. Avoin yhteys on minulle tärkeää”, Finström-Sara päättää.
Haluatko kuulla ratkaisuistamme?
Ota yhteyttä, niin kartoitetaan yhdessä, miten ratkaisumme voivat tukea ja edistää henkilöstö- ja palkkahallintoasi.
