Palkka-asiantuntijan työpäivät eivät parane yksin teknologian turvin

SD Worxin kampanjassa ”No Bad Days” on kysymys siitä, ettei palkka-asiantuntijoiden enää tarvitse olla huolissaan tai stressaantuneita ennen palkka-ajoja. Oikealaisen järjestelmän avulla huolenaiheet helpottuvat monella tapaa ja huonot työpäivät vähenevät. Mutta onko todellakin kysymys vain siitä, että käytössä on oikea järjestelmä? Tässä blogiartikkelissa pohdimme, miksi haasteet työssä palkkahallinnon asiantuntijana eivät katoa yksin teknologian avulla.

Järjestelmä ei ota askeleita puolestasi

Se, että organisaatiossa pitää digitalisoida prosesseja mitä suurimmissa määrin, on tänä päivänä useimmille itsestäänselvyys. Ymmärrämme digitalisaation hyödyn ja näemme sen tuomat mahdollisuudet, mutta siitä huolimatta digi-taitojen ja käytännön työskentelyn välillä on edelleen suuri kuilu. Digitalisaatio ei ole vain jotain sellaista, mihin ainoastaan IT-osaston tulee ottaa kantaa. Menestyäkseen täytyy digitaaliset työskentelytavat ankkuroida ja levitä koko organisaatioon jokaista työntekijää myöden.  

On tyypillistä, että organisaatioissa, joissa digitalisaatio on vielä alkuvaiheessa, annetaan liian suuri vastuu IT-osastolle ja ajatellaan, että järjestelmät hoitavat työn. Jotta digitalisaatio ylipäänsä olisi mahdollista, ovat tekniset järjestelmät tietenkin ratkaisevassa asemassa. Mutta samalla on tärkeää muistaa, ettei teknologia ole itseisarvo. Tahtotilana tulisi tavoitella hyötyä, joka uudesta teknologiasta saadaan, kuten esimerkiksi tehokkaammat prosessit, yksinkertaisemmat työtavat, vähemmän manuaalisia vaiheita, sekä lisääntyvä joustavuus.

Älä kopio vanhoja prosesseja

Teknologiasta, kuten uudesta järjestelmästä, aloittaminen on harvoin oikea tapa lähteä liikkeelle. Ei ole myöskään kysymys yksin siitä, että digtalisoidaan nykyisiä prosesseja. Kysymys on pikemminkin itse prosessin parantamisesta, mutta digitaalisesti. Ja jotta digitalisaatio onnistuisi organisaatiossa, täytyy ottaa nykytilanne huomioon – mitä teemme tällä hetkellä ja mitä voimme tehdä järkevämmin uuden teknologian avulla, jotta säästetään aikaa ja rahaa, sekä saisimme työn tuntumaan mielekkäämmältä ja vähemmän yksitoikkoiselta.  

Päästäkseen tavoitteeseen on tärkeää, että uutta järjestelmää valitessa ei ainoastaan tarkastella, millaisia nykyprosessit ovat ja miltä ne näyttävät. Kun arvioidaan, mitä uudelta järjestelmältä vaaditaan, on tärkeää ottaa mukaan järjestelmän toimittaja jo alkuvaiheessa osaksi suunnittelua ja määrittelyä tulevan hankinnan osalta. Ja kun järjestelmän toimittaja on sellainen, joka jatkuvasti päivittää digitaalista osaamistaan omalla alueellaan ja työskentelee aktiivisesti asiakkaiden kanssa ratkaisten heidän ongelmiaan, toimittaja pystyy jakamaan onnistuneita kokemuksiaan ja auttamaan erilaisten ajattelutapojen ja uusien toimintamallien löytämisessä.

Teknologia ja ihminen toimivat parhaiten yhdessä

Uuden teknologian käyttöönotolla voidaan parantaa monia asioita – uudet järjestelmät ovat joustavampia, nopeampia ja helpompia käyttää. Mutta vasta kun työtapaa ja teknologiaa kehitetään yhdessä ja niihin yhdistetään oikea osaaminen, saadaan digi-investoinnista suurin hyöty irti. Lue vinkkejä onnistuneeseen HR:n digitalisaatioon oppaastamme: Kompastuiko HR näennäiseen digitalisaatioon?

Tässä kannattaa luottaa yhteistyökumppaniin, joka ymmärtää kuinka teknologiaa voidaan parhaiten hyödyntää parantamaan arkea. Yksi edellytyksistä on tietenkin se, että he ymmärtävät ja tuntevat liiketoimintasi ja toimialasi. Ja että heillä on tiimi, joka kuuntelee ja asettaa asiakkaan tarpeet etusijalle.

Parhaaseen lopputulokseen päästään kun, valitaan kumppaniksi sellainen toimittaja, joka pyrkii aktiivisesti minimoimaan mahdolliset virheet ja epävarmuustekijät, ja joka varmistaa järjestelmän suorituskyvyn, luotettavuuden ja turvallisuuden. Tärkeää on myös, se, että järjestelmä on helppokäyttöinen ja että päivitykset lakien, säännösten ja sopimusten osalta ovat aina ajan tasalla. Vain näin varmistetaan, että palkka-asiantuntijalla on edellytykset hoitaa työnsä luotettavasti. Ja tarpeen niin vaatiessa, tulisi järjestelmän toimittajan myös kyetä tarjoamaan oikeaa ja asiantuntevaa tukea nopeasti.

Tiedämme SD Worxilla, että parhaat tulokset saavutetaan teknologian ja ihmisten yhteisvaikutuksella. Emme ole ainoastaan järjestelmätoimittaja. Toimimme myös osaamiskumppanina asiakkaillemme – haluamme jakaa asiakkaillemme kokemuksemme palkka- ja henkilöstöhallinnon toimintojen ja prosessien digitalisoinnista ja tehostamisesta. Haluatko tietää, kuinka voimme auttaa sinua? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!