Näin oikeanlainen järjestelmä vapauttaa aikaa vaativimpiin palkanlaskennan työtehtäviin

Yksi palkka-asiantuntijoiden haasteista, ja usein myös syy ”huonoille työpäiville”, ovat kaikki heille esitetyt kysymykset. Siis sellaiset kysymykset, joita ei edes tarvitsisi esittää, mikäli oikeanlaiset tekniset edellytykset organisaatiossa olisivat olemassa. Tässä artikkelissa perehdymme siihen, kuinka oikeanlainen järjestelmä voi vapauttaa palkka-asiantuntijan aikaa niin, että hän voi käyttää vapautuvan ajan liiketoiminnalle arvoa tuoviin työtehtäviin sekä sellaisiin kysymyksiin, jotka vaativat ammattitaitoa ja asiantuntijan erikoisosaamista.

Kun aika ei riitä vaativimpiin palkkoihin liittyviin kysymyksiin

Palkka-ajojen aikaan, juuri silloin kun palkkalaskelmat tulisi saada valmiiksi ja raportit täsmäämään, on harvoin aikaa sellaisille työntekijöiden kysymyksille, jotka vaativat selvitystyötä. Esimerkiksi kysymyksiin, jotka liittyvät lakiin ja työehtosopimukseen. Kaiken kiireen keskellä työntekijät esittävät usein samoja, usein yksinkertaisia kysymyksiä uudestaan ja uudestaan, joka aiheuttaa sen, että aikaa selvitystä vaativille, haastavimmille kysymyksille jää entistäkin vähemmän.

Siksi haastavammat kysymykset ja niihin vastaaminen jäävät usein palkka-ajojen jälkeiseen aikaan. Aikaan, jolloin useimmat palkkojen parissa työskentelevistä asiantuntijoista ovat muutoinkin kuormitettuja. Parhaassa tilanteessa palkka-asiantuntijalla olisi mahdollisuus jakaa tämä työrupeama tasaisemmin koko kuukaudelle. Tällä tavoin myös työntekijät saisivat nopeammin vastauksia mieltään askarruttaviin kysymyksiin riippumatta siitä, mikä aika kuukaudesta on.

Onneksi nykyään monet tekniset ratkaisut voivat tuoda helpotusta juuri näihin ongelmiin.

Hyödynnä automaatiota voittaaksesi aikaa ja välttääksesi ongelmia

Palkka-asiantuntijan tehtäviin liittyy usein toistuvia rutiinitehtäviä, jotka erityisesti manuaalisesti tehtyinä vievät paljon palkka-asiantuntijoiden aikaa. Kun työtä yhä suuremmissa määrin automatisoidaan, vähenevät nämä toistuvat, rutiininomaiset työtehtävät, jolloin asiantuntijoille jää aikaa paneutua yritykselle arvoa lisäävään ja osaamista vaativaan työhön.

Jotta automatisoinnista tulisi toimiva, palkkaprosessit tulee kartoittaa ja rakentaa järjestelmällisesti. Tämä vaatii palkkaprosessien läpivalaisua, eli tietoa siitä, miten prosessit toimivat ja minkä funktion ne täyttävät. Se on syväluotaavaa työtä, mutta lopputuloksena on huomattavasti tehokkaampi tapa työskennellä ja monien manuaalisten vaiheiden putoaminen pois. Kirsikkana kakun päällä palkkaprosessista on näin myös helpompi löytää sellaiset turhat vaiheet, joita ei enää tarvita.

Samalla kun prosesseja rakennetaan ja standardisoidaan, varmistetaan myös niiden laatu. Automatisointi poistaa inhimillisiä virheitä – kun sama asia tehdään aina samalla tavalla, ei virheitä, enää tapahdu. Ja kun virheet vähenevät, eivät työntekijät enää kysele virheisiin liittyviä kysymyksiä.

Koneoppimisen ja tekoälyn avulla virheet löytyvät nopeammin

Toinen aikavaras palkka-asiantuntijan työssä on työntekijän aikaraportointi ja siihen liittyvien mahdollisten virheiden korjaaminen. Tekoälyn ja koneoppimisen avulla kyetään tänä päivänä analysoimaan suuria datamääriä nopeammin ja varmemmin kuin ihminen koskaan kykenisi. Niiden avulla kyetään palkka-aineistoista löytämään nopeasti sellaisia merkittäviä eroavaisuuksia, jotka edellyttävät palkka-asiantuntijan tarkistusta. Näiden erovaisuuksien indikoinnilla ja suuremmalla data-analyysillä voidaan siis vähentää suuria määriä manuaalista työtä.

Tekoälyä voidaan käyttää myös yksinkertaisten, toistuvien palkka-asiantuntijoille esitettyjen kysymysten vähentämiseen luomalla tietokanta usein kysytyistä kysymyksistä ja vastauksista. Riippuen siitä, missä kysyjä tarvitsee apua, voi tekoäly löytää vastauksen suoraan esitettyyn kysymykseen tai etsiä samankaltaisia kysymyksiä ja vastauksia.

Me SD Worxilla tiedämme, kuinka palkka-asiantuntijoiden osaaminen pääsee oikeuksiinsa, eikä sinun tarvitse enää käyttää arvokasta työaikaasi vastaamalla uudestaan ja uudestaan toistuviin kysymyksiin.