Lomautus ja luontoisetujen käsittely palkanlaskennassa
Monissa yrityksissä mietitään paraikaa, miten lomautusajan luontoisedut käytännössä käsitellään palkanlaskennassa ja miten ne raportoidaan Tulorekisteriin.
Luontoisedut ovat osa työntekijän palkkaa, ja koska lomautuksen ajalta työnantajalla ei ole palkanmaksuvelvollisuutta, ei työnantajalla ole velvollisuutta pitää luontoisetujakaan lomautuksen aikana voimassa. Työnantaja ja lomautettu työntekijä voivat kuitenkin sopia luontoisetujen käytöstä myös lomautusaikana. Lähtökohtaisesti lomautettu työntekijä voi siis käyttää luontoisetuja vain, jos tästä on sovittu työnantajan kanssa.
Jos luontoisetu jää työntekijän käyttöön lomautusajalle, palkanlaskennan näkökulmasta lomautusajan luontoisetujen käsittelyn haasteena on se, että palkattomalle ajalle ei ole mahdollista käsitellä luontoisetuja, koska ei ole rahapalkkaa, josta verotettavan edun vähentää. Käytännössä lomautusajalle annettujen luontoisetuuksien käsittely vaatii näin ollen aina takautuvaa tarkastelua ja korjauksia siinä vaiheessa, kun lomautus on ohi ja palkkaa taas maksetaan, että etuudet tulevat käsiteltyä oikein ja raportointi Tulorekisteriin on oikeellista.
Matkapuhelinedun käsittely
Matkapuhelinetu on luontoiseduista yleisimmästä päästä. Koska etuus on vain 20€/kk, se on helppo käsitellä ensimmäisessä lomautuksen jälkeisessä palkanmaksussa kokonaisuudessaan lomautusajalta. Mikäli taasen matkapuhelin ei ole työntekijän käytössä lomautuksen aikana, ei etuakaan tarvitse jälkikäteen käsitellä.
Autoedun käsittelyvaihtoehdot
Mikäli työntekijä pitää työsuhdeauton lomautuksen aikana, vähennetään työsuhdeauton kustannukset lomautuksen jälkeisessä palkanmaksussa. Työntekijä voi myös maksaa kaikki työsuhdeauton kulut (leasing-vuokra, vakuutus, verot) työnantajalle lomautukseni aikana. Tällöin työntekijän tulee sopia asiasta työnantajan ja leasing-yhtiön kanssa.
Koska palkanmaksu katkeaa lomautuksen ajaksi, työntekijä voi päättää jättää työsuhdeautonsa työnantajan haltuun lomautukseni ajaksi, jolloin luontoisetuja ei muodostu lomautusajalle. Työsuhdeauton poistaminen työntekijän käytöstä lomautuksen ajaksi voi olla myös yrityksen käytännön mukaista. Huomattavaa on, että työnantajalle toki jää auton leasing-kulut maksettavakseen myös lomautuksen ajalta.
Asuntoedun käsittelyvaihtoehdot
Muista tyypillisistä luontoiseduista poiketen työnantaja ei voi poistaa työntekijän asuntoetua lomautuksen ajaksi, joten vuokran ja/tai asuntoedun käsittelytavasta on hyvä sopia selvästi etukäteen. Asuntoedun haltijalla on käytännössä kaksi vaihtoehtoa, joista sopia työnantajan kanssa.
Ensimmäinen vaihtoehto on käsitellä työsuhdeasunnon vuokra tai asunnon verotusarvo lomautuksen jälkeisessä palkanmaksussa. Toinen vaihtoehto on, että työntekijä maksaa työsuhdeasunnosta lomautuksen ajalta sovitusti vuokraa yhtiön pankkitilille. Mikäli lomautusaika venyy pidemmäksi, voi tämä vaihtoehto olla työntekijän kannalta järkevä ratkaisu.
Pelisäännöt selväksi
Työnantajan on hyvä lomautuksia harkitessaan miettiä jo etukäteen, mitä vaihtoehtoja se tarjoaa henkilöstölleen luontoisetujen käsittelystä lomautusajalla ja miten näitä tullaan käytännössä käsittelemään. Lähtökohtaisesti luontoisedut eivät ole voimassa palkattomalla ajalla, mutta toki yrityksissä on suositeltavaa sopia henkilöstön kanssa luontoisetujen käytöstä molempia osapuolia tyydyttävällä tavalla.
Esimerkiksi matkapuhelinetu saattaa olla hyvä säilyttää jo mahdollisen lomautuksen peruutuksen ja työhönkutsun helpottamiseksi. Toisaalta lomautuksen pituus saattaa olla suuressa roolissa päätöksenteossa. Lyhyiden lomautusten tullessa kyseeseen luontoisetujen poistaminen saattaa aiheuttaa enemmän työtä jälkikäteen, joten kokonaisharkinta korostuu myös luontoisetujen käsittelyä pohdittaessa.
Lue seuraavaksi
Webinaaritallenne: SD Worx Verkkopalkka & eLiksa: palkkalaskelmat sähköisesti ja luotettavasti – myös mobiilissa
Lisää hankalasti säilytettäviä paperipinoja vai kätevästi kaikkialle verkkopankissa kulkeva dokumenttiarkisto? Sähköinen palkkalaskelma on kiistatta tätä päivää, ja siitä on merkittäviä hyötyjä niin palkansaajalle, työnantajalle kuin luonnollekin.
Opas: Miten hyödymme uuden HR- ja palkkaratkaisun hankinnasta?
Vanhat HR- ja palkkajärjestelmät sisältävät usein piilokustannuksia, joiden vuoksi järjestelmät maksavat organisaatiollesi todennäköisesti enemmän kuin luulet.
6 vinkkiä onnistuneeseen palkkapalveluiden hankintaan
Oletko harkitsemassa palkkahallinnon ulkoistamista? Kokosimme asiantuntijoidemme vuosien aikana kerättyjä oppeja yhteen ja tiivistimme ne kuuden vinkin oppaaksi. Opas auttaa sinua valmistautumaan onnistuneeseen ulkoistusprosessiin.