HR-prosessien digitalisoiminen säästää aikaa ja resursseja sekä vähentää virheitä

Etätyötä tekevien osuus on lisääntynyt merkittävästi pandemian aikana. Monet yritykset tekevät nyt järjestelyjä työn joustavuuden säiilyttämiseksi myös rajoitusten poistuessa. Tämä asettaa haasteita henkilöstöhallinnon tehokkuudelle – HR-osaston on pysyttävä jatkossakin ajan tasalla ja kaikkien saatavilla. Digitaalisista HR-prosesseista ja niihin olennaisesti kuuluvista sähköisestä allekirjoittamisesta ja automaattisista tarkstuslistoista on paljon hyötyä.

– HR-prosessien digitalisoinnilla on lukuisia etuja. Yritys saa paremman kokonaiskuvan, ja työskentelyprosesseista tulee tiiviimpiä ja tehokkaampia. Lisäksi hallinnon ja seurannan tarve vähenee, henkilöstöasioiden hoitaminen käy sujuvammin ja virheiden määrä pienenee. Sähköinen allekirjoittaminen puolestaan nopeuttaa käsittelyä ja parantaa turvallisuutta, kertoo Michael Gyllenflykt, SD Worxin tuoteasiantuntija ja SD Worx HR -järjestelmän People-toiminnallisuuden prosessivastaava.

Uudet toiminnot tehostavat digitalisointia

Uusien toimintojen ansiosta työskentely sujuu tehokkaammin ja esihenkilöt voivat suuremmassa määrin itse hoitaa onboardingia ja uusiin työntekijöihin liittyviä prosesseja. Tarjolla on esimerkiksi käyttövalmiita sopimusmalleja, minkä lisäksi allekirjoitusprosessit nopeutuvat ja asiakirjat tallentuvat automaattisesti digiarkistoon.

– Asiakkaitamme selvästi kiinnostaa, miten heidän työtään voi helpottaa. Tähän liittyen olemme nostaneet esiin kolme toimintoa, joilla uskomme olevan suuri vaikutus HR-prosessien digitalisointiin. Aiemmin henkilöstöhallinto joutui esimerkiksi lähettämään työsopimuksen kotiin postitse, mutta nykyään se voidaan hoitaa sähköisesti parissa minuutissa, Gyllenflykt kertoo.

Uudet toiminnot ovat seuraavat:

• Sähköinen allekirjoittaminen – Yhä useampi asiakas ottaa käyttöön sähköisen allekirjoituksen, jonka avulla kaikki osapuolet voivat seurata asian tilaa ja allekirjoituksia sekä korjata mahdollisia virheitä reaaliajassa manuaalisen käsittelyn sijaan. Se säästää aikaa ja varmistaa tietojen oikeellisuuden.
• Tarkistuslistat – Digitaalisen tarkistuslistan avulla esimiehet saavat tietoa esimerkiksi siitä, milloin uudelle työntekijälle on aika tilata tietokone tai IT-käyttäjätunnus. Tarkistuslista tukee myös työntekijää, jotta tämä esimerkiksi muistaa toimittaa täydentäviä tietoja, kuten lähiomaisen yhteystiedot tai oman henkilökohtaisen puhelinnumeronsa.
• Mouseover – HR voi kirjoittaa kenttiin selittäviä tekstejä, jotka näkyvät esimiehelle tämän viedessä hiiren osoittimen kentän ylle. Mouseover on suosittu toiminto asiakkaiden keskuudessa, sillä se paitsi säästää aikaa myös vähentää digitaalisen HR-työskentelyn virheitä ja kysymyksiä.

Sähköinen allekirjoitus tuo turvaa sähköisiin HR-prosesseihin

SD Worx HR lähettää ilmoituksia allekirjoitettavista asiakirjoista, kokoaa kaikkien osapuolten allekirjoitukset yhteen ja tallentaa sopimukset digitaaliseen arkistoon. Sähköinen allekirjoittaminen toteutetaan yhteistyössä Scriven kanssa, ja suurin osa asiakkaista tunnistautuu pankkitunnuksilla.

– Sähköisen allekirjoittamisen turvallisuushyödyt ovat merkittävät. Scrive on luotettava kumppani, ja sopimusten katoamisen riski on todella pieni. Tulevaisuudessa toivomme voivamme ottaa käyttöön myös Kivra-ratkaisun, jotta kaikki hyväksytyt asiakirjat tallentuvat asiakkaan omaan Kivra-postilaatikkoon, Gyllenflykt kertoo.