Automaatiota ja etätyötä – palkka-asiantuntijan työssä on tapahtunut digiloikka

Palkka-asiantuntija työskentelee nykyään varsin erilaisissa olosuhteissa kuin vielä vuosikymmenen alkupuolella. Kajaanilainen Riikka Juntunen on todistanut omin silmin työn muuttumista yhdeksän viime vuoden aikana työskennellessään palkka-asiantuntijana SD Worxin Kajaanin toimipisteessä. 

– Paljon on tapahtunut vuosien varrella. Isoin muutos on tapahtunut omassa kehityksessä. Kun olen saanut työskennellä eri tiimeissä ja laskea eri alojen palkkoja, oma osaaminen on lisääntynyt huimasti. 

Automaatio on isoin muutos 

Viime aikoina koronaepidemian vuoksi työn olosuhteet ovat olleet toisenlaiset kuin koskaan ennen. Niitä suurempana muutoksena Riikka kuitenkin pitää automaation hyödyntämistä. 

– Työskentelin aiemmin tiimissä, joka kehittää palkanlaskennan automaatiotehtäviä. Tavoitteena on, että automaatio hoitaa osan palkanlaskijan tehtävistä. Tiimissämme työskenteli ihmisiä useammalta SD Worxin toimipisteeltä, ja tehtävämme oli suunnitella, millaisia tehtäviä automaatio voisi hoitaa. 

Automaatiota on SD Worxilla kehitetty useamman vuoden ajan yhtä aikaa uusien prosessien kanssa. Automaatio tuo myös ihmistyöhön tehokkuutta. Kun automaatio hoitaa rutiininomaisia tehtäviä kuten raporttien ajamista tai asioiden tarkistusta, asiantuntijoiden aikaa vapautuu asiantuntijuuteen. 

Etätyössä tärkeintä on tiivis kommunikaatio 

Palkka-asiantuntijan työn fyysisissä olosuhteissa suurin muutos oli siirtyminen etätyöhön koronaepidemian takia. SD Worxilla siirryttiin tekemään etätyötä maaliskuun puolivälissä, viikkoa ennen kuin valmiuslaki astui voimaan Suomessa.  

Normaalisti Riikka työskentelee avokonttorissa puhe-etäisyydellä seitsenhenkisen tiiminsä kanssa, ja asiakasta hän tapaa usein. Nyt kaikki kohtaamiset hoidetaan Skypen välityksellä. 

– Etätyö on sujunut uskomattoman hyvin, vaikka etukäteen hieman huoletti, mitä siitä tulee. Tiimin tiivis kommunikaatio on mielestäni avainasemassa työn onnistumisessa. Pidämme tiimipalaverin pari kertaa päivässä, jossa käydään läpi työtilannetta ja sen lisäksi viestittelemme Skypen välityksellä.  

Rutiinit auttavat työn ja perheen yhdistämisessä 

Riikka, kuten moni muu SD Worxin asiantuntijoista, on perheellinen, ja etätyörupeama on sujunut jälkikasvua hoitaen. Työn ja perheen yhdistämisessä Riikan mielestä olennaista ovat säännölliset rutiinit. 

– Tyttäreni nukkuu aamuisin aina pitkään, joten saan oman hetken työnteolle heti ensimmäiseksi aamulla. Kun hän herää, pidän pienen tauon hänen aamupalansa aikana. Sen jälkeen tyttö leikkii tai katsoo lastenohjelmia. Puolenpäivän maissa käymme yhdessä ulkona. Sitä suosittelen kaikille etätyöläisille: ajatukset virkistyvät, kun aivot saavat happea! 

Avokonttori on opettanut keskittymistä 

Poikkeusaika edellytti uusia järjestelyjä myös palkanlaskijoiden työaikoihin ja -sopimuksiin. SD Worxilla, kuten monessa vastaavassa yrityksessä, palkanlaskijat olivat aiemmin tehneet vain päivätyötä, mutta nyt yrityksessä on siirrytty viikkotyöaikaan. Näin myös pienten lasten vanhemmat voivat hoitaa työt elämäntilanteensa mukaan joustavasti. 

Riikka uskoo, että toimistotyö on auttanut keskittymistä kotitoimistolla.  

– Kun avokonttorissa on tottunut ympärillä oleviin ihmisiin ja pieneen hälinään, eivät kotitoimistollakaan elämän äänet pääse häiritsemään. 

Onko tulostaminen välttämätöntä? 

Valtioneuvosto on määritellyt palkanlaskennan yhdeksi yhteiskunnan kriittisistä toiminnoista. Palkat pitää saada maksuun ja ihmisten tileille, vaikka olisi sota tai hätätila.  

Palkanlaskennan ulkoistuspalvelua ei perinteisesti ole koskaan hoidettu etätyönä, sillä osa palkka-aineistosta tulee edelleen paperilla. GDPR:n vuoksi palkanlaskijat eivät saa käsitellä paperista aineistoa kotonaan. SD Worxilla on löydetty tilanteeseen poikkeusprosessi: yrityksessä on sovittu, että esimiehet käyvät päivittäin skannaamassa aineistot ja lähettävät ne työntekijöille. 

– Tämä käytäntö on toiminut todella hyvin. Viikkojen aikana olenkin pohtinut, minkä verran loppujen lopuksi tarvitseekaan tulostaa. Kun palaamme takaisin toimistolle, tulostamisen välttämättömyyttä voisi ajatella kokonaan uusiksi. 

Riikan vinkit etätyön onnistumiseen:

• Pidä tiiviisti yhteyttä tiimin kanssa ja hyödynnä kaikki viestintävälineet 
• Luo etätyöhön säännölliset rutiinit. 
• Ulkoile joka päivä: se lisää työtehoa. 
• Keksi jälkikasvulle luovaa ajanvietettä.  
• Muista huolehtia ergonomiasta ja tauoista. Käytä esim. Cuckoo-sovellusta, joka innostaa taukojumppaan. 

 

Lue lisää SD Worxin HR- ja palkkapalveluista.