Inlook-konserniin kuuluu Suomessa Inlook Group Oy, Inlook Oy, Inlook Sisustus Oy sekä Sisärakenne Kukkola Oy, joiden työntekijät sijaitsevat ympäri Suomea. Inlookille oli tärkeää, että uuden järjestelmän avulla henkilöstöhallinto saataisiin toimimaan tehokkaammin ja nykyaikaisemmin, ja yritykset saisivat yhtenäistettyä toimintatapojaan.
Uuden järjestelmän avulla eroon exceleistä ja paperimapeista
Inlookin tavoite oli hankkia uusi HR-järjestelmä, johon saadaan kaikki henkilöstöön liittyvä data samaan järjestelmään.
– Sen sijaan, että aikaisemmin esimiehillä ja henkilöstöhallinnossa oli omia exceleitä, erinäisiä paperimappeja ja seurantoja, nyt kaikki henkilöstöön liittyvä data on samassa järjestelmässä, kertoo Inlook Group Oy:n liiketoiminnan kehityspäällikkö Erika Nybergh.
Tämän lisäksi uuden järjestelmän hankinta on osa Inlookin tapaa toimia, jolla halutaan varmistaa yksi yhtenäinen toimintatapa koko konsernissa.
– Järjestelmässä ovat kaikki tietyt lomakepohjat valmiina, joten kenenkään ei tarvitse tehdä asioita eri tavalla, vaan kaikki tekevät saman mallin mukaan.
SD Worxin (ent. Aditro) kokonaisratkaisusta synergiahyötyjä
Inlookilla oli jo ennestään käytössä Aditro W (nykyisin SD Worx W) -palkkajärjestelmä. Lisäksi heillä oli käytössä (SD Worx) Vira-ratkaisu automatisoituun viranomaisraportointiin sekä (SD Worx) Verkkopalkka sähköisiin palkkalaskelmiin. Kun he ryhtyivät kartoittamaan vaihtoehtoja uudeksi HR-järjestelmäksi, oli SD Worx (silloinen Aditro) selkeä valinta, sillä olemassa olevasta palkkajärjestelmästä saatiin synergiahyötyä, kun dataa pystyttiin helposti siirtämään järjestelmien välillä.
SD Worx HR -ratkaisusta helpotusta arkeen
Vuoden 2020 lopussa otettiin käyttöön silloisen Aditro HR eli nykyisen SD Worx HR -kokonaisratkaisun People-moduuli, jonka avulla käsitellään HR-masterdataa ja työsuhteiden elinkaarta. People-sovelluksen avulla esimiehet sekä henkilöstöhallinto pystyvät hallinnoimaan työntekijöiden tietoja yhdestä järjestelmästä.
HR-järjestelmään lisättiin Competence-moduuli kesällä 2021. Kyseessä on SD Worx HR -ratkaisun lisämoduuli, joka auttaa hallitsemaan organisatorisia työntekijöiden osaamiseen liittyviä tarpeita.
– Rakennusalalla on tiettyjä sertifikaatteja, kuten työturvallisuuskortti, jotka vanhenevat tietyin väliajoin. Esimiehet saavat nyt järjestelmästä automaattisesti tiedon, kun sertifikaatit vanhenevat, eivätkä he tarvitse seurantaan enää erillisiä exceleitä, toteaa Nybergh.
Käyttöönottoprojektista täysi kymppi
Käyttöönottoprojekti sujui Nyberghin mukaan erittäin hyvin.
– Meillä on ollut Aditrolta (nyk. SD Worx) todella hyvä yhteistyökumppani, joka on hienosti auttanut, kertonut ja fiksannut HR-ratkaisun käyttöönottoprojektin aikana.