Kun Stella päätti tehostaa palkkahallintoansa tuomalla palkanlaskennan takaisin organisaation sisäiseksi palveluksi, tarvittiin palkkahallinnon käyttöön toimiva ohjelmisto, joka tuottaisi kattavat raportit taloushallinnon tarpeisiin. Uudistuksen tavoitteena oli myös vapauttaa palkanlaskennan puolelta resursseja liiketoimintaa edistäviin toimintoihin.
– Terveys- ja kotipalvelut ovat henkilövaltainen ala, ja työaikajaksoja sekä työsuhdetyyppejä on paljon erilaisia. Se asettaa haasteensa myös palkanlaskennalle ja datan tuottamiselle, kertoo Stellan henkilöstöjohtaja Juhani Kenttälä.
Uuden palkkajärjestelmän käyttöönotossa ja toimittajan valinnassa tärkeäksi kriteeriksi nousikin merkittävän aikasäästön saavuttaminen. SD Worxin ohjelmisto-osaaminen ja konsultin tuki takasivat, että tavoitteet saavutettiin parhaalla mahdollisella tavalla.
”Uudistuksen myötä olemme pystyneet luopumaan kokonaan etukäteistarkastuksista. Aikasäästö on ollut huomattava.” – Juhani Kenttälä, Stella
Onnistunut ajoitus takasi palkanlaskennan jatkuvuuden
Tiukka aikataulu asetti erityishaasteita projektin toteutukselle, koska palkat oli saatava maksuun muutostöiden aikanakin.
– Stellan projektissa palkanmaksupäivien väliin jäi vain kaksi viikkoa aikaa käsitellä vanha tietokanta ja saattaa järjestelmä toimintakuntoon. Oli tärkeää, että projektin aikataulu suunniteltiin huolella ja kaikki osapuolet sitoutuivat siihen. Stella otti taitavasti prosessin haltuun, ja me kaikki puhalsimme yhteen hiileen. Saimme valmiin kannan käyttöömme aikaisemmalta palveluntuottajalta, mikä nopeutti käyttöönottoa, kertoo palkkahallinnon konsultti Sari Peräsalo SD Worxilta.
– Siirtymävaiheen sujuvuus oli meille tärkeä kriteeri. Yhteistyö SD Worxin kanssa toimi todella napakasti, ja suunniteltu aikataulu piti hienosti. Saimme SD Worxilta selkeät toimintaohjeet, jotka oma huippuosaava palkanlaskijamme toteutti. SD Worx auttoi myös pitämään maalaisjärjen mukana projektissa. Ei lähdetty toteuttamaan liian laajaa uudistusta, vaan tehtiin juuri se, mistä oli sovittu. Kun palkanlaskennan perusasiat saatiin kuntoon, meillä oli hyvä pohja lähteä kehittämään heidän kanssaan myös raportointipuolta, kuvaa Juhani Kenttälä yhteistyötä SD Worxin kanssa.
Asiantuntija tunnisti tarpeet ja auttoi varautumaan tulevaan
SD Worx W oli Stellalle tuttu ja hyväksi todettu ohjelmisto jo edellisen palveluntuottajan ajalta. SD Worxin asiantuntija pystyi tarjoamaan näkemyksen siihen, mitä toiminnallisuuksia ohjelmasta kannattaa ottaa käyttöön ja mistä aiemmat haasteet palkanlaskennassa olivat johtuneet.
”Halusimme kumppanin, joka pystyy tarjoamaan tuotekehitystä ja toimivuutta useammallakin osa-alueella. Siksi SD Worx oli meille luonteva yhteistyökumppani.” – Juhani Kenttälä, Stella
– SD Worxin konsultilta saimme myös arvokasta tietoa siitä, mitä kaikkea muutoksen yhteydessä tulee ottaa huomioon ja miten voimme varautua myös tulevaisuuteen. Olemme todella tyytyväisiä SD Worxin toimintaan ja yhteistyön laatuun, Juhani Kenttälä lisää.
”Täyden kympin projekti.” – Juhani Kenttälä, Stella