LUMENE aloitti jo vuonna 2012 yhteistyön Aditron kanssa, josta tuli myöhemmin SD Worx.
– Meillä on SaaS-pohjainen palvelusopimus, johon kuuluu palkanlaskenta, palkkojen maksu ja viranomaisyhteydet, arkistointipalvelu sekä palkkaneuvonta, kertoo Kristiina Huhdanmäki, LUMENEN HR Manager.
Palkkahallinto on mittava kokonaisuus, joka pitää sisällään esimerkiksi palkkatapahtumat ja -muutokset, lomien käsittelyt, työsuhteen päättämisen, lakisääteiset maksut, tulorekisteriin liittyvät tehtävät ja raportoinnin.
– Se siis sisältää koko palkkaprosessin ja raportoinnin, Huhdanmäki täsmentää.
Ulkoistettu tiimi on kuin oma osasto
LUMENELLA on oma HR-tiimi. Siihen kuuluu neljä henkilöä, jotka vastaavat henkilö-, työsuhde- ja organisaatiotietojen ylläpidosta HR-järjestelmässä. Myös lomat ja työaikatiedot siirtyvät järjestelmien kautta, jolloin SD Worxilla on aina tarkat ja ajankohtaiset tiedot käsillä palkanmaksuja varten.
SD Worxin puolella työskentelee LUMENELLE palkanlaskentatiimi, jossa on yritykselle oma yhteyshenkilö, Delivery Manager ja ensisijainen palkka-asiantuntija. Tiimien yhteydenpito on päivittäistä. Joka kuukausi järjestetään yhteistyöpalaveri ja kaksi kertaa vuodessa ohjausryhmä.
Huhdanmäen mukaan yhteistyö on sujunut SD Worxin kanssa mutkattomasti ja hyvässä hengessä. Ulkoistettu palkkahallinto on parhaimmillaan kuin osasto, jonka kanssa palkanlaskentapalvelua tuotetaan koko henkilöstölle.
LUMENE on erittäin tyytyväinen hyvin toimivaan ulkoistuspalveluun
Ulkoistetussa palkkahallinnossa tärkeintä on luotettavuus ja tasalaatuisuus.
– Paras tulos on, että palkat saadaan luotettavasti ja tasalaatuisesti maksettua. Jos joskus tulee joku inhimillinen virhe, se korjataan nopeasti. Kysyä voi mitä vain ja aina vastataan. Henkilökuntamme kokee arvostusta, Huhdanmäki kertoo.
SD Worxin vahvuudet ovat Huhdanmäen mukaan hyvin toimivat järjestelmät, osaaminen, joustavuus, ystävällinen asiakaspalvelu ja nimetty ensisijainen palkka-asiantuntija.
– SD Worx toimii kanssamme luotettavana yhteistyökumppanina, Huhdanmäki korostaa.
Lisäksi kehitystyötä tehdään yhdessä muiden toimittajien (Sympa, Timecon, Tiima) kanssa. Ne ovat HR-järjestelmiä, joita tarvitaan palkanlaskentaprosessissa.
Yhteistyö kehittynyt uuden sopimuksen myötä
Vaikka LUMENEN ja SD Worxin yhteistyö alkoi jo kymmenen vuotta sitten, kumppanit solmivat palkkahallinnon ulkoistuksesta uuden sopimuksen vuoden 2022 alussa, ja samassa yhteydessä tarkennettiin rooleja ja vastuita.
Tavoitteena yhteistyölle oli, että sopimus on molemmille osapuolille selkeä sekä roolit ja vastuut tarkasti esillä. Lisäksi kustannuksiin haluttiin entistä parempaa ennustettavuutta ja kustannusten läpinäkyvyyttä, Huhdanmäki kertoo.
Uuden sopimuksen myötä yhteistyö on kehittynyt: roolit ja vastuut ovat kaikille selvät. Molemmat osapuolet tekevät töitä kustannussäästöjen saavuttamiseksi. Siihen puolestaan tarvitaan automatisointia, joka on työn alla.
– Yhteistyö on onnistunut mielestäni erinomaisesti, Huhdanmäki iloitsee.
LUMENE ja koko henkilökunta kulkevat SD Worxin kanssa yhteistä polkua, jossa joka päivä tehdään ponnisteluja yhteisten tavoitteiden eteen. Kumppanuutta on rakennettu puolin ja toisin.
– Olemme oikealla polulla, Huhdanmäki toteaa tyytyväisenä.
Säännölliset palaverit tärkeitä
Myös SD Worxin Delivery Manager Jaanika Jaakson kertoo, että yhteistyö on alusta alkaen toiminut erittäin hyvin.
– Yhteistyön aikana on noussut esiin kehityskohtia, joita on projektien myötä saatu parannettua. Ratkaisevana tekijänä projektien onnistumisessa on ollut kehityshankkeiden tärkeyden ymmärtäminen ja niiden tukeminen Lumenen yhteyshenkilön puolesta sekä kaikkien osapuolten proaktiivinen osallistuminen prosessien kartoitukseen ja tekniseen kehittämiseen.
Jaaksonin mukaan tärkeä osa yhteistyötä ovat säännölliset yhteistyöpalaverit.
– Ne ovat aina asiallisia sekä hyvin valmisteltuja puolin ja toisin: kaikki ovat läsnä ja aktiivisesti mukana. Covid-tilanteen rauhoituttua tavattiin myös kasvokkain Lumenen toimistolla. Kasvokkaiset palaverit ovat aina tosi hyödyllisiä, Jaakson toteaa.