Prohoc varmisti palkanmaksun jatkuvuuden ulkoistamalla palkanlaskennan SD Worxille

Palkanmaksun jatkuvuuden turvaaminen kaikissa tilanteissa

Kun yksi Prohocin liiketoiminnoista eriytettiin omaksi yhtiökseen, myös yksi palkanlaskija siirtyi uuden organisaation palvelukseen. Tämän jälkeen Prohocin palkanlaskenta oli käytännössä kahden henkilön osaamisen varassa. Tilannetta monimutkaistivat useat eri maksuryhmät ja erilaiset palkanmaksusyklit.

Palkanlaskenta on kriittinen liiketoimintaprosessi, jossa virheisiin tai viivästyksiin ei ole varaa. Prohocilla haluttiin varmistaa, että palkat maksetaan ajallaan riippumatta lomista, sairauspoissaoloista tai muista yllättävistä tilanteista.

"Tajusimme, että on liian suuri riski, jos meillä on sisäisesti vain kaksi palkanlaskijaa. Lomat, sairauspoissaolot tai muut poikkeustilanteet voisivat aiheuttaa haasteita palkanmaksun jatkuvuudelle", kertoo Johanna Finström-Sara, Prohocin HR Operations Manager.

Samalla yrityksessä nähtiin mahdollisuus hyödyntää ulkoistettua palkanlaskentaa myös tehokkuuden näkökulmasta eli mahdollistaa keskittyminen kehittämistyöhön jatkuvan operatiivisen kuormituksen sijaan.

Ulkoistettu palkanlaskenta - luonteva jatkumo toimivalle yhteistyölle

Prohocilla oli jo ennestään käytössään SD Worx W -palkkajärjestelmä sekä SD Worx HR -järjestelmä, jotka muodostivat toimivan kokonaisuuden. Kun palkanlaskennan ulkoistaminen tuli ajankohtaiseksi, yrityksessä haluttiin hyödyntää jo tehtyä kehitystyötä ja järjestelmäinvestointeja. Ratkaisevaksi tekijäksi nousi kuitenkin luottamus, ja siksi palkanlaskennan ulkoistaminen nykyiselle kumppanille tuntui luontevalta.

"Minulle tärkeintä oli luottamus yhteistyöhön. Halusin kumppanin, jonka kanssa voidaan avoimesti keskustella, kysyä, haastaa ja kehittää toimintatapoja yhdessä. Käyttöönottovaiheessa tuntui siltä, että uskalsin olla tietämätönkin ja sain aina tarvittavan tuen", Finström-Sara kuvailee. 

Päätöksen myötä Prohoc siirsi palkanlaskennan SD Worxin asiantuntijoiden hoidettavaksi. Yritys sai käyttöönsä kokeneen palkka-asiantuntijatiimin, ja samalla vastuu palkanlaskennan jatkuvuudesta, varahenkilöjärjestelyistä ja lainsäädännön muutosten seuraamisesta siirtyi SD Worxille, mikä vähensi yrityksen henkilöriskejä ja hallinnollista kuormaa.

Ketterä ja strukturoitu palkkapalvelun käyttöönotto

Palkanlaskennan ulkoistusprojekti eteni nopeasti, ja ensimmäiset palkat laskettiin SD Worxin toimesta noin puolentoista kuukauden kuluttua projektin käynnistymisestä. Finström-Saran mukaan projektin onnistumisen kannalta tärkeää oli SD Worxin strukturoitu toimintamalli.

"Arvostin erityisesti sitä, että projekti oli erittäin hyvin ohjattu ja strukturoitu. Kun meille tuli tarve siirtää aikataulua hieman eteenpäin, SD Worx suhtautui siihen joustavasti", kiittää Finström-Sara.

Enemmän aikaa kehittämiseen, vähemmän huolta arjesta

Ulkoistuksen jälkeen Prohocin palkka-asiantuntijat ovat siirtyneet operatiivisesta palkanlaskennasta yhteistyön koordinointiin ja aineistojen valmisteluun. Samalla heidän työaikaansa on vapautunut uusiin tehtäviin HR:n, raportoinnin, analytiikan ja tekoälyn hyödyntämisen parissa. 

Arjessa näkyy myös yksi merkittävä hyöty. "Pystymme nyt pitämään täydet kesälomat ilman huolta palkanmaksusta. Voimme myös pitää pidennettyjä viikonloppuja ilman, että kaikki pyörii jatkuvasti palkka-aikataulujen ympärillä", Finström-Sara kertoo. 

Myös riskienhallinta on parantunut merkittävästi. Äkilliset poissaolot eivät enää uhkaa palkanmaksun jatkuvuutta, ja organisaatiolla on käytössään laajempi asiantuntijaresurssi. 

Lisäksi Finström-Sara arvostaa SD Worxin aktiivista yhteistyömallia.

"Proaktiivisuus, luottamus, hyvä yhteistyö ja osaavat tekijät ovat olleet onnistumisen avaintekijöitä. Meidän ei tarvitse asiakkaana kysellä asioiden perään, vaan SD Worx vie yhteistyötä aktiivisesti eteenpäin", Finström-Sara tiivistää.