Miten terveystietoja käsitellään HR-järjestelmissä lain mukaisesti?

Yrityksissä panostetaan entistä enemmän työhyvinvointiin, varhaiseen välittämiseen ja sairauspoissaolojen hallintaan. Samalla moni organisaatio on ottanut käyttöön HR-järjestelmiä, kuten SD Worx HR -ratkaisun Health-työkalun, tehostaakseen prosessejaan. Yksi asia nousee kuitenkin käyttöönotossa kerta toisensa jälkeen esiin: merkittävä väärinkäsitys työnantajan oikeuksista terveystietojen tallentamiseen ja käsittelyyn.

On erittäin tärkeää ymmärtää, mitä HR-järjestelmään saa tallentaa – ja ennen kaikkea mitä sinne ei saa tallentaa. Tämä blogi selventää keskeiset lain asettamat rajat ja tarjoaa konkreettiset toimintamallit.

Työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot ovat erityisiä henkilötietoja, joiden käsittelyä rajoittavat EU:n tietosuoja-asetus ja työelämän tietosuojalaki.

Terveydentilatietoja saa käsitellä vain, jos ne ovat työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia ja jos ne on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta. Tällaisia tilanteita ovat:

• sairausajan palkan maksaminen
• perustellun syyn selvittäminen poissaololle
• työntekijän oma pyyntö työkyvyn arvioimisesta terveystietojen pohjalta

Työnantaja ei kuitenkaan saa kerätä eikä tallentaa diagnooseja tai muita yksityiskohtaisia terveystietoja HR-järjestelmään. Edes työntekijän suostumus ei oikeuta laajempaan käsittelyyn kuin laissa sallitaan.

HR-järjestelmään ei saa tallentaa:

• diagnooseja
• sairauden laatuun viittaavia termejä
• tietoja hoidoista tai tutkimuksista
• tarkkoja terveydentilaa koskevia selitteitä
• mitään, mikä paljastaa terveydentilan edes sivulauseessa

Työnantaja ei saa koota sairaustiedoista rekisteriä. Ainoa taho, joka saa pitää tällaista rekisteriä, on terveydenhuollon toimija, kuten työterveyshuolto. 

Palkka- tai HR-järjestelmään saa tallentaa työntekijän terveydentilaa koskevista tiedoista ainoastaan: 

• poissaolon alkamis- ja päättymispäivämäärät
• tiedon siitä, että kyseessä on työkyvyttömyys, mutta ei syytä

Esimerkki:

✅ “Työntekijä on estynyt työstä ajalla 3.–6.4.”

❌ “Työntekijällä influenssa / selkävaiva / migreeni ajalla 3.4.–6.4.”

Laki velvoittaa pitämään terveydentilatiedot ehdottoman salassa. Tietoja voivat käsitellä vain ne henkilöt, joille se on välttämätöntä tehtävien vuoksi. Esimerkiksi esihenkilö ei saa kertoa tiimille työkaverin terveydellisen poissaolon syytä.

Esimerkki:

✅ “Liisa on estynyt työtehtävistään kolme päivää.”

❌ “Liisa on poissa migreenin takia.”

Työnantajan on nimettävä rajattu määrä henkilöitä, joilla on oikeus käsitellä terveydentilatietoja. Tyypillisesti tähän oikeutettuja ovat henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan työntekijät sekä välittömät esihenkilöt, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Näitä henkilöitä koskee ehdoton vaitiolovelvollisuus myös työsuhteen päättymisen jälkeen.

Health-moduuli on suunniteltu tukemaan varhaisen tuen prosesseja ilman tarvetta käsitellä diagnooseja tai terveydentiloja. Työkalun avulla:

• Esihenkilö saa tiedon työntekijän poissaoloista yrityksen varhaisen välittämisen mallin mukaisesti.
• Prosesseja voidaan automatisoida ilman riskiä terveystietojen liiallisesta käsittelystä.
• Kaikki dokumentaatio ja toimenpiteet pysyvät GDPR:n ja työelämän tietosuojalain mukaisina.

Terveystietojen käsittely ei rajoitu pelkästään siihen, mitä tietoja HR-järjestelmään tallennetaan. Yhtä tärkeää on huolehtia siitä, että esimerkiksi sairauslomatodistukset toimitetaan työnantajalle tietoturvallisesti ja lain vaatimusten mukaisesti.

SD Worxin ratkaisut eLiksa ja Portal yhdessä Health-työkalun kanssa tukevat turvallista ja hallittua sairauslomatodistusten käsittelyä. Ratkaisut mahdollistavat dokumenttien suojatun toimittamisen ja vähentävät riskiä, että arkaluonteisia terveystietoja päätyy vääriin paikkoihin tai väärien henkilöiden käsiteltäväksi.

✅ Älä koskaan tallenna diagnooseja tai terveydentilaa kuvaavia tietoja HR-järjestelmään.
✅ Kirjaa vain poissaolon ajankohta, ei syytä.
✅ Rajoita terveystietoihin pääsy tiukasti.
✅ Älä kerro terveystietoja työyhteisölle.
✅ Säilytä terveystiedot erillään muista henkilötiedoista.
✅ Hävitä tiedot heti, kun niitä ei enää tarvita.

Terveystietojen oikea käsittely ei ole vain lakivelvoite, vaan se suojaa työntekijöiden yksityisyyttä ja yritystä vakavilta seuraamuksilta.

Artikkelissa käytetyt lähteet: 

• Terveydentilatiedot - Tyosuojelu.fi - Työsuojeluhallinto
• Työelämä | Tietosuojavaltuutetun toimisto