Liiketoimintaa ei lamauta korona, vaan puuttuvat palkat

Kriisissä mitataan yrityksen joustavuus. Kun HR:n resursseja vapautetaan suorittavasta työstä liiketoimintaa tukevaan strategiseen työhön, koko organisaatio hyötyy.

Mihin HR-osaajasi käyttävät aikaansa? Käyttävätkö he aikansa palkanlaskentaan liittyviin tehtäviin tai järjestelmien ylläpitoon? Vai ehtivätkö he sparrata johtoa ja varmistaa, että avoimeen avaintehtävään varmasti löytyy alan paras osaaja, tai että henkilöstön työhyvinvointia ja suorituskykyä johdetaan ennakoidusti?

Liian usein organisaatiot hukkaavat HR-tiiminsä aikaa sellaiseen rutiininomaiseen suorittavaan työhön, jonka voisi helposti ulkoistaa. Ulkoistus vapauttaa henkilöstöalan osaajien aikaa ja voimavaroja strategiseen HR-työhön, joka taas parantaa yrityksen liiketoimintaa ja suorituskykyä. Kaikki voittavat, kun yritys menestyy ja äkillisten muutostilanteiden hallintaan ja siitä seuraavaan strategiseen työhön voidaan käyttää vahvasti organisaation omia voimavaroja.

Kriiisissä mitataan yrityksen resilienssi

Strategisen henkilöstötyön rooli korostuu nimenomaan muutoksen keskellä, kuten nyt koronakriisin aikana. Kriisissä mitataan yrityksen joustavuus, resilienssi: se, miten hyvin organisaatio pystyy mukautumaan muuttuneeseen tilanteeseen.

Henkilöstöosaajat voivat tukea muutosta esimerkiksi sparraamalla johtoa ja esimiehiä, kouluttamalla työntekijöitä ja varmistamalla, että kaikkien kyvyt otetaan täysillä käyttöön poikkeuksellisessa tilanteessa. Tätä osaa työstä on vaikea, ellei mahdoton, siirtää muualle.

Sen sijaan operatiivinen HR-työ on helppo ulkoistaa. Luonnollinen ensimmäinen askel on usein palkanlaskenta ja siihen liittyvät prosessit. Erikoistunut ulkoistuskumppani voi laskea palkat sekä hoitaa palkanlaskennan lakisääteiset viranomaisvelvoitteet muun muassa Kelan ja Tulorekisterin kanssa.

Myös monet työsuhteen elinkaareen hallintaan liittyvät toiminnot sopivat hyvin ulkoistettavaksi. Tällaisia ovat esimerkiksi työntekijöiden perustaminen työnantajan järjestelmään ja sen varmistaminen, että palkanlaskenta saa uudesta työntekijästä tarvittavat tiedot oikeaan aikaan oikeilla tiedoilla.

Ulkoistuskumppani hoitaa nämä asiat usein jopa nopeammin kuin sisäinen henkilöstöosasto, sillä heillä on alan erityisosaaminen ja yhteistyössä asiakkaan kanssa hiotut, toimivat prosessit. Parhaimmillaan ulkoistuksessa on kyse aidosta kumppanuudesta, jossa asiakasorganisaatio voi vapauttaa rajalliset HR-voimavarat yrityksen liiketoiminnan suunniteltujen ja suunnittelemattomien muutostilanteiden tukemiseen ja johtamiseen.

Viisi vinkkiä toimivaan ulkoistukseen

Nämä viisi vinkkiä auttavat saumattomasti alkuun:

1. Määrittele prosessin kokonaisuus ja olennaiset sidosryhmät. Mitä tehdään, kuka tekee ja milloin? Sen jälkeen voi miettiä, mitkä osat sopivat ulkoistettaviksi. Tarvittaessa pyydä tähän tukea ulkopuolelta. Organisaatiosi tuo sisällön, kumppani fasilitoi ja dokumentoi prosessien nykytilan.
2. Aloita pala kerrallaan. Kaikkea ei tarvitse ulkoistaa kerralla.
3. Nimeä ulkoistukselle yhteyshenkilö ja varmista, että hänellä on aikaa ulkoistuksen valvontaan. Vaikka kumppani hoitaa itse suorittavan työn (kuten palkanlaskennan), tulee yrityksen sisällä ymmärtää, mitä on ulkoistettu, miten ulkoistus toimii ja miten yhteistyötä jatkuvasti kehitetään yhdessä.
4. Viilaa prosesseja, jos se on tarpeen. Uskalla muuttaa totuttuja toimintatapoja saadaksesi parhaan hyödyn ulkoistuksesta. Ulkoistuskumppaneilla on yleensä käytössä standardisoidut prosessit asioiden hoitamiseen – juuri niiden ansiosta heidän toimintansa on niin ammattimaista ja tehokasta. Joskus tämä kuitenkin tarkoittaa, että asiakasyrityksen on muokattava omia prosessejaan systeemiin sopiviksi. Vaiva kannattaa nähdä, sillä se helpottaa työntekoa jatkossa ja tuo kustannushyötyjä.
5. Varaa muutokseen aikaa. Kartoituksen alusta toimivaan yhteistyöhön ulkoistuskumppanin kanssa on hyvä varata 6-12 kuukautta.

 

Poimi vinkit onnistuneeseen palkkaulkoistukseen

Ulkoistaminen vaatii perehtymistä ja sitoutumista myös hankintaorganisaatiolta. Palkkahallinnon ulkoistuksen helpottamiseksi olemme koonneet oppaan, johon asiantuntijamme ovat antaneet oppejaan sekä vinkkeään. Opas auttaa sinua huomioimaan tärkeitä ulkoistukseen liittyviä asioita ja valmistautumaan ulkoistusprosessiin.

Täytä alla oleva lomake, niin lähetämme oppaan sähköpostiisi.