HR-johto rutistuu rutiinien alle

Jos henkilöstöjohto ei pidä varaansa, rutiinitehtävät valtaavat helposti heidän kalenteristaan valtaosan. Työntekijöiden luominen järjestelmään, työsuhteiden päättymiseen tai uudelleenpalkkauksiin liittyvä hallinto, rekrytointiin liittyvät taustatyöt, palkanlaskenta… 

Ajantasaiset järjestelmät ja aidosti paperittomat toimintatavat helpottavat taakkaa, kun työntekijät voivat huolehtia esimerkiksi omien tietojensa muutoksista, kuten osoitteenmuutoksista, itsenäisesti, ja esimerkiksi lomien hyväksynnät tapahtuvat suoraan järjestelmässä. 

Silti rutiininomaista työtä riittää, ja se uhkaa uuvuttaa osaavan henkilöstöhallinnon alleen monessa yrityksessä. Mutta miten rutiinien rutistuksesta voi puristautua vapauteen?

Uskalla ulkoistaa

Parhaiten tilaa kalenteriin raivautuu yleensä toistuvien, manuaalisia vaiheita sisältävien tehtävien ulkoistuksella. Kynnys ulkoistukselle voi olla alussa korkea, ja se mistä ulkoistus kannattaa aloittaa, riippuu muun muassa yrityksen koosta.

Esimerkiksi työsuhteen elinkaareen liittyviä toimintoja, kuten työsuhteen aloittamisia ja päättämisiä, voi pienessä yrityksessä tulla sen verran vähän, ettei niiden käsittelyn ulkoistuksella saada merkittävää kokonaishyötyä. Isossa yrityksessä sen sijaan niiden ulkoistus voi olla iso askel kohti tehokkaampaa strategista HR-työtä.

Yleensä ensimmäinen vaihe onkin prosessien kartoitus: sen selvittäminen, mitä toistuvia töitä henkilöstöosaston vastuulla on, mitä työvaiheita niihin sisältyy ja miten työnkulkuja voisi tehostaa ja virtaviivaistaa. 

Tässä vaiheessa ulkopuolinen kumppani voi tukea eteenpäin, sillä monesti organisaation ulkopuolinen näkee helpommin prosessien monimutkaisuudet ja muutoksen paikat. 

Palkanlaskenta on hyvä askel, mutta riittääkö se?

Moni organisaatio päätyy aloittamaan ulkoistuksen palkanlaskennasta. Palkanlaskennan lisäksi kannattaa harkita myös palkkayhteyshenkilön tehtävien siirtämistä kumppanin vastuulle.

Palkkayhteyshenkilö on vastuussa palkanlaskuun tarvittavan materiaalin koostamisesta ja toimittamisesta yhteistyökumppanille. Se on työläs tehtäväpaletti, johon kuuluu muun muassa tuntitiedostojen, sairauslomatodistusten ja esimerkiksi yrityksen kerhoihin tai mökkivuokrauksiin liittyvän tiedon koostaminen yhteen paikkaan.

Kun palkkayhteyshenkilön tehtävät siirtyvät ulkoistuskumppanille, jää organisaation omille harteille enää materiaalin hyväksyntä, ja sisäinen työtaakka kevenee merkittävästi.

Todelliset tehot irti HR:stä

Digitalisaation edistäminen ja rutiinitöiden ulkoistus vapauttaa HR-johdon aikaa, mutta mitä vapautuneella ajalla kannattaisi tehdä?

Parhaimmillaan yrityksen omat osaajat, jotka tuntevat organisaation hyvin, ovatkin strategisessa HR-työssä. Strategista työtä ovat esimerkiksi johdon sparraaminen ja henkilöstön osaamisen kehittäminen.

Henkilöstöosasto voikin keskittyä esimerkiksi osaamisstrategian kehittämiseen ja sen varmistamiseen, että työntekijöiden osaaminen on tulevaisuudessakin sellaista, että se tukee yrityksen tavoitteiden saavuttamista. 

Haluatko kuulla lisää SD Worxin ulkoistuspaveluista?

Täytä oheinen lomake, niin kerromme lisää.