Compliance onnellisen kumppanuuden ytimessä
Palkkapalvelun ulkoistamiseen liittyvä asiakassuhde ei tee tässä poikkeusta: asiakkaan tulee voida luottaa sekä palvelun laatuun, että asiakkaan toimittaman arkaluonteisen datan turvalliseen ja luotettavaan käsittelyyn. Laadun, turvallisuuden sekä luottamuksen tulee kulkea käsi kädessä koko matkan ajan.
SD Worxilla laatuun, tietoturvaan ja yhtiön toimintatapoihin liittyvät toimintatavat muodostavat mittavan kudelman. Perimmäisenä ohjenuorana toimii yhtiön compliance-ohjeistus, joka kattaa laajasti ohjeistuksia ja toimintatapoja aina tietoturvasta GDPR-asioihin ja laadunhallintaan. Compliance committee valvoo käytäntöjen toteutumista aktiivisesti, tekee kehitystyötä ja seuraa esimerkiksi vuotuisten auditointien toteuttamista. Henkilöstöllä on asiakastietoja koskevat salassapitosopimukset ja fyysistä luottamusta arkaluonteisen materiaalin säilyttämiseen varmistetaan muun muassa kulkuoikeuksien rajoitteilla. Ulkoistuspalveluiden tiloihin pääsevät vain henkilöt, joilla on todellinen tarve ja syy siihen.
Palkanlaskennan laadunvalvonnan keskiössä on ISAE3402-laatustandardi, joka varmistaa, että kaikki palkkaprosessin vaiheet suoritetaan luotettavasti ja yhteneväisesti asiakkuudesta, työntekijästä tai toimipisteestä riippumatta. Laatustandardin myötä SD Worxilla voidaan tuottaa tasalaatuista sekä luotettavaa palvelua jokaiselle asiakkaalle huomioiden luonnollisesti myös asiakaskohtaiset erityispiirteet. Standardoimalla palkkapalvelun niin sanotut vakioprosessit vapautetaan asiantuntijoiden aikaa yhä enemmän asiakaskokemuksen ylläpitämiseen ja sen kehittämiseen. ISAE-standardia tukee osaltaan SD Worxin oma laadunhallintajärjestelmä, joka tuottaa yksityiskohtaisen ja asiakaskohtaisen raportoinnin kuukausittain. Standardoimiseen SD Worxilla kuuluu olennaisena osana myös automatisointi sekä muun muassa järjestelmäautomaation sekä ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen laadun kehittämisessä.
Toisin sanoen myös automatiikka ja robotiikka pelaavat yhteiseen compliance-maaliin. Kun manuaalinen työ vähenee, prosessit kirkastuvat ja toiminnan laatu paranee. Ohjelmistorobotiikka täydentää järjestelmäautomatiikkaa vähentämällä manuaalisia työvaiheita sekä virheitä ja helpottamalla palkanlaskijan työkuormaa. Robotiikalla on merkittävä roolinsa myös laadunvalvonnassa, sillä robotti seuraa palkanlaskijan työtä ja tarvittaessa huomauttaa esimerkiksi puuttuvista dokumenteista tai suorittamatta jääneistä työvaiheista.
Kaiken standardoinnin ja automatisoinnin lisäksi on tärkeää mukautua asiakkaan tarpeisiin.
Olla luottamuksen arvoinen ja silti asiakastarpeisiin mukautuva vaatii todellakin konkreettisia tekoja, eikö vaan?
Lue seuraavaksi
Webinar recording: Data Processing – How can we ensure a secure Data Protection Program?
GDPR is a topic that many businesses still have insecurity about. How effective is our Data Protection program? How sure can we be that our processors are treating the data lawfully? Or, do we have sufficient security measured to safeguard our personal data?
Yleinen tietosuoja-asetus henkilöstö- ja palkkahallinnossa
Maksuton opas
Totuttujen toimintatapojen muuttaminen suuri haaste GDPR-työssä
Uusi yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) vaikuttaa suuresti henkilöstö- ja palkkahallinnon työntekijöiden arkeen, sillä henkilötietojen käsittely on oleellinen ja erittäin tärkeä osa työtä. Sääntöjen asianmukaisen noudattamisen takaamiseksi pitkällä aikavälillä monien osatekijöiden on toimittava hyvin yhteen. Randstadin henkilöstöpäällikkö Camilla Campelo painottaa päivittäisten työrutiinien muuttamisen tärkeyttä.